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Administrative Assistant / Asistente Administrativo | COLOMBIA
$55k-69k (estimate)
Full Time
7 Days Ago
Phoenix Tower International is Hiring an Administrative Assistant / Asistente Administrativo | COLOMBIA Near Bogota, NJ
- Advanced English is required.
Responsible for providing support and with administrative duties for Legal teams in Latin America, the United States of America and Europe.
FUNCTIONS:
- Address a diverse group of callers and external visitors, as well as internal contacts at all levels of the organization.
- Act as liaison with other departments and external agencies.
- Coordinate meetings and conferences.
- Prepare meeting minutes and assist in the coordination of general administrative functions, including clerical duties.
- Manage routine correspondence and handle confidential information.
- Manage, organize, and maintain electronic and physical files and records.
- Manage documentation workflows and ensure timely completion of signatures.
- Assist with billing and accounting services, including preparing billing statements and invoices, and tracking and managing legal expenses and financial records.
- Help implement new programs, procedures, methods, and systems.
- Input, update and manage legal databases and management systems.
- Prepare and analyze reports, spreadsheets, and presentations, and assist tracking and compiling information.
- Support the team on coordination, tracking and execution of key deliverables for the organization.
- Coordinate domestic and international travel arrangements.
Position works in a standard office environment. Standing, sitting, and walking required daily. Job will involve minimal international travel.
QUALIFICATIONS:
- Minimum of 2 years of administrative experience, as an administrative assistant or similar position, experience handling legal documentation.
- Excellent oral/written communication, presentation, and listening skills.
- Detailed organization and planning skills.
- Knowledge in platforms such as Dynamics or SAP.
- Proficient in Word, Excel and Outlook.
- Excellent interpersonal skills and ability to communicate effectively in writing and verbally.
- Strong time-management and organizational skills and multitasking ability.
- Aptitude for learning new software and systems.
- Demonstrated ability to adapt to rapidly changing requirements with a flexible and creative approach to brainstorming, troubleshooting, and problem solving.
- Ability to work independently and collaboratively in a team environment.
- Professionalism and discretion when handling sensitive information.
- Data management and entry skills, including the ability to maintain and improve filing systems.
- Bilingual Spanish and English, fluent in both written and spoken.
Esta posición proporciona soporte de operaciones y administrativo para el Departamento Legal en Latino América, Estados Unidos de América y Europa.
FUNCIONES:
- Encargado del manejo de llamadas externas y visitantes externos, así como de los contactos internos en todos los niveles de la organización.
- Actuar como enlace con otros departamentos, agencias externas y proveedores.
- Coordinar reuniones y conferencias.
- Preparar las actas de las reuniones y colaborar en la coordinación de funciones generales administrativas, incluyendo tareas de oficina.
- Gestionar la correspondencia de rutina y manejar información altamente confidencial.
- Gestionar, organizar y mantener archivos y registros electrónicos y físicos.
- Administrar flujos de trabajo de documentación y garantizar la finalización oportuna de las firmas.
- Ayudar en servicios de facturación y contabilidad, incluyendo la preparación de estados de cuenta y facturas, y el seguimiento y gestión de gastos legales y registros financieros.
- Contribuir en la implementación de nuevos programas, procedimientos, métodos y sistemas.
- Ingresar, actualizar y gestionar bases de datos y sistemas de gestión legal.
- Preparar y analizar informes, hojas de cálculo y presentaciones, así como ayudar en el seguimiento y compilación de información.
- Colaborar en servicios de facturación y contabilidad.
- Apoyar al equipo en la coordinación, seguimiento y ejecución de entregables claves para la organización.
- Coordinar los arreglos de viajes nacionales e internacionales.
Posición trabaja en un entorno de oficina normal. Se requiere estar de pie, sentarse y caminar diariamente.
REQUERIMIENTOS:
- Experiencia mínima de 2 años en cargos similares, con conocimiento y experiencia en documentación legal.
- Excelente comunicación oral / escrita, presentación y habilidades para escuchar.
- Habilidades de organización y planificación.
- Conocimiento en el manejo de plataformas como Dynamics 365 o SAP.
- Manejo de Excel y todos los demás productos de Microsoft Office.
- Excelentes habilidades interpersonales y capacidad para comunicarse de manera efectiva tanto por escrito como verbalmente.
- Excelentes habilidades de gestión del tiempo y organización, así como capacidad para realizar múltiples tareas.
- Aptitud para aprender nuevos programas y sistemas.
- Demostrada habilidad para adaptarse a requisitos que cambian rápidamente con un enfoque flexible y creativo para la lluvia de ideas, solución de problemas y resolución de problemas.
- Capacidad para trabajar de manera independiente y colaborativa en un entorno de equipo.
- Profesionalismo y discreción al manejar información confidencial.
- Habilidades de gestión y entrada de datos, incluida la capacidad para mantener y mejorar sistemas de archivos.
- Bilingüe en español e inglés, fluido tanto en la escritura como en el habla.
Job Summary
JOB TYPE
Full Time
SALARY
$55k-69k (estimate)
POST DATE
06/06/2024
EXPIRATION DATE
07/04/2024
WEBSITE
phoenixintnl.com
HEADQUARTERS
Boca Raton, FL
SIZE
100 - 200
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