Descripción

The Human Resources Administrative Assistant is responsible for assisting the Human Resources team in a variety of tasks and initiatives.

Responsibilities and Duties

• Maintain and manage of Applicant Tracking System (Jobvite), e-Verify and JobTarget accounts
• Process invoices and meet accounting deadlines
• Process credit cards and petty cash reports
• Collect monthly anniversary letter for signatures and ensure letters and coins are distributed to Branches by deadlines
• Manage the master Holiday card recipient list and process
• Coordinate and manage Ruppert swag and online store
• Prepare for meetings and training sessions, including room and food setup, and pick up coffee/groceries as necessary
• Schedule travel arrangements for team, make reservations
• Assist in creation of training presentations and materials
• Run monthly reports, such as monthly GL reports and hiring reports in Jobvite
• Coordinate and assist HR Director with annual AAP reporting and labor law poster contracts
• Assist with special projects, events, and other general office duties

QUALIFICATIONS

• Strong organizational and communication skills
• Computer skills, including Excel, Word, and PowerPoint
• Ability to meet deadlines and prioritize responsibilities
• Must thrive in a team environment while being able to work independently
• BS in Business, Human Resource, or related field preferred
• Desire to grow and expand skills within the HR field

El Asistente Administrativo de Recursos Humanos es responsable de ayudar al equipo de Recursos Humanos en una variedad de tareas e iniciativas.

Responsabilidades y Deberes

• Gestionar las cuentas del sistema de seguimiento de solicitantes (Jobvite), e-Verify y JobTarget
• Procesar facturas y cumplir con los plazos contables
• Procesar informes de tarjetas de crédito y caja chica
• Recopilar cartas de aniversario mensuales para firmas y asegúrese de que las cartas y monedas se distribuyan a las sucursales antes de las fechas límite
• Administrar la lista maestra de destinatarios de tarjetas navideñas y el proceso
• Coordinar y administrar los artículos de marca de Ruppert y la tienda en línea
• Preparar las reuniones y sesiones de capacitación, incluida la disposición de la habitación y la comida, y comprar café/comestibles según sea necesario
• Programar y reservar los arreglos de viaje para el equipo
• Ayudar en la creación de presentaciones y materiales de capacitación.
• Preparar y extraer informes mensuales, como informes mensuales de GL e informes de contratación en Jobvite
• Coordinar y ayudar al director de recursos humanos con los informes anuales de AAP y los contratos de carteles de leyes laborales.
• Asistir con proyectos especiales, eventos y otras tareas generales de la oficina.

CALIFICACIONES

• Fuertes habilidades de organización y comunicación.
• Habilidades informáticas, incluidos Excel, Word y PowerPoint.
• Capacidad para cumplir plazos y priorizar responsabilidades.
• Debe prosperar en un entorno de equipo mientras puede trabajar de forma independiente