JOB QUALIFICATIONS:

• Minimum High school diploma. Preferred degree in Business Administration or Project Management or general and organizational training
• Minimum 2 – 3 years of administrative experience, preferably in construction
• Good communication skills over the phone and in person. Able to interact with internal and external customers
• Excellent verbal and written communication skills
• Proficient in Microsoft Office Suite and knowledge of SharePoint helpful
• Knowledge of Certified Payroll helpful
• Basic Plan Reading helpful
• Detail-oriented, efficient, and exceptionally organized
• Being able to work in a fast-paced environment
• Ability to multi-task projects with the ability to prioritize and plan work activities efficiently
• Ability to manage information from multiple sources concurrently
• Ability to sit for long periods of time while working on the computer and communicating with various customers via telephone
• Excellent hand-eye coordination is necessary for various pieces of equipment
• Positive service-oriented attitude toward the firm, our employees, and the clients

 ESSENTIAL JOB FUNCTIONS:

• Facilitate incoming/outgoing correspondence.
• Answer project phone calls.
• Set up, maintain, and closeout filing system and document logs either electronically or hard copy or both.
• Coordinate and process Submittals and RFIs.
• Audit Certified Payroll to ensure legal compliance.
• Take and prepare meeting minutes as well as generate project weekly and month reports.
• Process of monthly payment request.
• Maintain all logs.
• Assist Inspectors, Engineers, and Project Managers as needed.
• Maintain office supplies.
• Perform other duties as assigned.