Gestionnaire administratif·ve - Réf : SD_1478 et SD_1479

Fonction RIFSEEP : Assistant de gestion administrative
Groupe : C2
IFSE Poste : 360 €
Rattachement administratif :
DGA Solidarités Départementales
Maison départementale de l'autonomie
Direction ressources et innovation
Service systèmes d'information de la MDA

Description du poste

Missions :

• Contribuer aux actes de gestion administrative

Mission principale :

• Dans le cadre de la prise en charge des personnes en situation de handicap, cet agent participe au dispositif de simplification des démarches des usagers en termes d’instruction des droits et prestations au sein de la Maison départementale de l'autonomie. Sa mission consiste à proroger les droits des usagers de la MDA sur la base d’un référentiel.

Mission ponctuelle :

• Dans le cadre de la mise en place de l’outil Solis à la MDA, cet agent participe au dispositif de reprise de données manuelle. Sa mission consiste à mettre à jour des dossiers sur Solis, à partir d’informations de l’ancien système, afin que ces dossiers soient suffisamment complets pour être traités dans Solis.

Activités :

Accueille, informe et oriente les usagers

Applique et/ou contrôle la validité et la conformité d'une procédure, d'une action administrative

Classe et archive

Conçoit les documents demandés en interne et en externe

Diffuse les informations

Gère les bases de données

Participe à l’optimisation de la qualité des coûts et des délais

Participe à l'élaboration des outils d'aide à la décision (tableaux de bord)

Rédige des notes, des rapports, des comptes rendus

Dans le cadre de la mission prorogation des droits :

• Procède à l’instruction des dossiers (enregistrement, notification des droits) en direction des personnes handicapées sur une mission de prorogation des droits des usagers
• Saisit les propositions de l’équipe d’évaluation en vue du passage en commission des droits et de l’autonomie des personnes handicapées (CDAPH)
• Assure la préparation des commissions
• Assure le suivi des plis non distribués du périmètre prorogation
• Travaille en transversalité avec les évaluateurs, les agents du service accueil
• Participe à des réunions et des groupes de travail
• Participe au service du circuit court de la MDA si nécessaire
• Utilise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel) et des logiciels spécifiques (Iodas, Multigest)

Dans le cadre de la démarche qualité accueil :

• Assure la distribution du courrier du service
• Traite les courriels reçus dans les différentes boites du service.Dans le cadre de la mission de mise en place de SOLIS :
• Assure le suivi de la reprise des données des dossiers qui lui sont confiés en rendant compte quotidiennement de l’avancement et des difficultés rencontrées.
• Contrôle que les dossiers confiés soient correctement remplis dans Solis et dans la GED Multigest de Solis
• Récupère les informations et/ou fichiers manquants de l’ancien Iodas et Multigest Iodas
• Procède à la saisie des informations manquantes dans Solis et/ou dans la GED Multigest de Solis
• Participe à des réunions et des groupes de travail
• Utilise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel) et des logiciels spécifiques (Iodas, Solis, Multigest)

Contribue à améliorer le processus de reprise de données :

• Propose des améliorations
• Applique des améliorations de pratiques décidées

Profil recherché

Connaissances :

• Classement et archivage
• Règles budgétaires et comptables
• Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
• Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
• Technique(s) du domaine d'intervention
• Organisation et fonctionnement du Département
• Qualité : démarche, méthodes, outils

Savoir-faire :

• Analyser les données du domaine d'intervention
• Appliquer la réglementation
• Conduire une réunion
• Constituer et suivre des dossiers administratifs
• Gérer les crédits
• Répondre aux besoins des usagers
• Utiliser les techniques du domaine d'intervention
• Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
• Appliquer et contrôler le respect du mode opératoire
• Contrôler les aspects juridiques et réglementaires
• Utiliser les logiciels de bureautique

Savoirs comportementaux :

• Aptitude à la communication
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Esprit de synthèse
• Capacité d'adaptation
• Capacité d'analyse
• Sens de la confidentialité
• Disponibilité
• Esprit d'équipe
• Réactivité

Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI

Poste inscrit dans un périmètre projet : NON

Identification du périmètre : Accueil du public

Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre : Agent du périmètre

Autres informations sur le poste

Chiffres clés

• Gestion d’un budget : NON
• Encadrement d’équipe : NON

Contraintes horaires du poste

• Disponibilité concernant les horaires : NON
• Type de contrainte horaire : Poste à temps complet

Contraintes du poste

• Poste évolutif selon réglementation

Merci d'adresser votre dossier de candidature de préférence en utilisant le lien du formulaire ci-dessous et en joignant les documents suivants : CV détaillé, lettre de motivation, évaluation de votre dernier employeur et pour les fonctionnaires dernier arrêté.
Vous pouvez aussi adresser votre dossier complet par courrier, en précisant la référence du poste, à l'adresse suivante : Monsieur le Président du Conseil Départemental de l'Hérault, DGA RH - Service recrutement , Hôtel du Département, Mas d’Alco, 1977 avenue des Moulins, 34087 Montpellier Cedex 4.