Fonction RIFSEEP : Gestionnaire administratif
Groupe : B3
DGA Solidarités Départementales
Maison départementale de l'autonomie
Direction de l'offre médico-sociale
Service planification évaluation contrôles

Description du poste

Missions du métier :

• Contribuer aux actes de gestion administrative

Missions du poste :

• Sous l’autorité du chef de service, le gestionnaire administratif aura pour mission de soutenir les cadres du service dans la réalisation de leurs missions de suivi et de contrôle des établissements, services et familles d’accueil accompagnant du public âgé et en situation de handicap. L’objectif est de garantir un accompagnement de qualité aux usagers.
• Ces missions entrainent, des contacts importants et quasi-quotidiens avec les établissements et services médico-sociaux, les partenaires institutionnels et les différentes directions de la MDA.

Environnement de travail :

Le service planification évaluation contrôle est composé de 7 agents :

• 1 chef de service
• 4 coordonnateurs chargés de suivi des établissements et services médico-sociaux
• 1 chargé de suivi administratif accueil familial
• 1 gestionnaire administratif

Locaux situés dans les locaux de la Maison départementale de l’Autonomie (Montpellier, site Alco 2)

Télétravail possible jusqu’à 3 jours par semaine, sous réserve des nécessités de service.

Activités métier

• Accueille, informe et oriente les usagers et les partenaires
• Applique et/ou contrôle la validité et la conformité d'une procédure, d'une action administrative
• Diffuse les informations
• Participe à l’optimisation de la qualité des coûts et des délais
• Participe à l'élaboration des outils d'aide à la décision (tableaux de bord)
• Rédige des projets de courrier, de note, des comptes rendus

Activités poste

Assurer un appui des cadres du service sur les missions suivantes :

• Gestion des autorisations (arrêtés du Président du conseil départemental), notamment sur le secteur des services à domicile, en lien avec les services de l’ARS (FINESS, arrêtés conjoints).
• Suivi des contrats pluriannuels d’objectif et de moyens (CPOM) gérés au sein du service (notamment sur le secteur des services à domicile et des résidences autonomie) : Suivi des tableaux de bords d’indicateurs, des rapports d’activités et des bilans.
• Gestion des procédures d’appels à projets (publication, réception et enregistrement des candidatures, organisation des commissions de sélection, rédaction des notifications des résultats)
• Gestion de la procédure d’instruction des subventions d’investissements aux EHPAD (réception et instruction des demandes, saisie sur GDA), et suivi en lien avec la DAFSI.

Participation possible ponctuellement à des contrôles d’établissements et services médico-sociaux (sur pièce ou sur site).

Gérer directement :

• L’alimentation des tableaux de bords et des systèmes d’information (DELOS/ SOLIS/ GDA et à termes SOLATIS) sur le volet qui incombe au service : mises à jour des bases de données des établissements et services (noms, coordonnées, contacts, etc..),
• L’organisation et l’archivage (papier et numérique) en lien avec le secrétariat de la direction, notamment sur le secteur de l’accueil familial (sur IODAS Web)

L’organisation de réunions (diffusion des invitations, réservation de salles, aide à la rédaction de comptes rendus et diffusion de ces derniers).

Profil recherché

Connaissances

• Classement et archivage
• Règles budgétaires et comptables
• Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
• Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
• Technique(s) du domaine d'intervention
• Organisation et fonctionnement du Département
• Qualité : démarche, méthodes, outils

Connaissances poste

• Outils et méthodes de pilotage et d'évaluation
• Tarification des établissements et des services
• Dispositif(s) du domaine d'intervention
• Politique(s) publique(s) du domaine d'intervention

Savoir-faire

• Analyser les données du domaine d'intervention
• Appliquer la réglementation
• Constituer et suivre des dossiers administratifs
• Répondre aux besoins des usagers
• Utiliser les techniques du domaine d'intervention
• Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

Savoir-faire poste

• Contrôler les aspects juridiques et réglementaires
• Contrôler et garantir la qualité des prestations
• Instruire techniquement les dossiers
• Transmettre l'information

Savoirs comportementaux

• Aptitude à la communication
• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Esprit de synthèse
• Capacité d'analyse
• Esprit critique
• Réactivité

Autres informations sur le poste
Chiffres clés

• Environ 90 SAAD dont 21 habilités à l’aide sociale
• 150 EHPAD – 95 structures pour adultes handicapés
• 115 familles d’accueil
  Spécificités du poste
• Déplacements possibles sur l’ensemble du département lors de visites sur les établissements et
  services
• Procédures administratives nécessitant une grande rigueur
• Législation évolutive
• Travail important en transversalité au sein du service et de la direction.
• Contact téléphonique et mail quotidien avec les gestionnaires d’établissements et services médico-sociaux

Merci d'adresser votre dossier de candidature de préférence en utilisant le lien du formulaire ci-dessous et en joignant les documents suivants : CV détaillé, lettre de motivation, évaluation de votre dernier employeur et pour les fonctionnaires dernier arrêté.
Vous pouvez aussi adresser votre dossier complet par courrier, en précisant la référence du poste, à l'adresse suivante : Monsieur le Président du Conseil Départemental de l'Hérault, DGA RH - Service recrutement, Hôtel du Département, Mas d’Alco, 1977 avenue des Moulins, 34087 Montpellier Cedex 4.