Personal Assistent / Executive Assistant

Onze organisatie is continu in beweging en dat geldt ook voor onze medewerkers.
Onze afdeling Facility & Support is daar een voorbeeld van; sinds enkele maanden is deze afdeling geheel vernieuwd en dat biedt veel nieuwe kansen en mogelijkheden. Misschien ook wel voor jou?

Wij zijn nl. op zoek naar een Personal Assistant die binnen het onderdeel Facility & Support gaat bijdragen aan het opzetten van een nieuw team. Geen gespreid bedje dus maar wél de kans om samen met teamleden iets moois neer te zetten, met veel ruimte voor eigen inbreng en een grote mate van zelfstandigheid.

Ben jij een proactieve, multi-taskende teamplayer die kan anticiperen op problemen met out of the box oplossingen? Dan zijn wij op zoek naar jou! 

Als Personal Assistant word je verantwoordelijk voor het bieden van hoogwaardige administratieve support aan onze senior executives. Je speelt een essentiële rol in het stroomlijnen van hun dagelijkse activiteiten en het waarborgen van een soepele werking van de organisatie. Je wordt verantwoordelijk voor het ontwikkelen, beheren en onderhouden van relaties. Oog voor detail en een hoge mate van nauwkeurigheid zijn essentieel.

Jij:

• Bent een spin in het web op het vlak van support voor ons leadership team;
• Bent het gezicht binnen onze organisatie;
• Beheert de agenda: het organiseren, prioriteren en plannen van interne en externe vergaderingen waardoor je contact onderhoudt met (internationale) collega’s, klanten en partners;
• Volgt eventuele actiepunten zelfstandig op die volgen uit het agendabeheer en denkt pro-actief mee;
• Beheert de algemene mailbox van Mediabrands met uiteenlopende vragen van collega’s en externe relaties;
• Beheert zakelijke reizen (boeken vluchten, hotels, taxi's en transfers) en stelt gedetailleerde reisplannen op en regelt een (reis)visa waar nodig;
• Verwerkt en dient maandelijkse onkostendeclaraties in voor zakelijke creditcard en contante uitgaven;
• Bent Fulltime beschikbaar;
• Vervult Ad-hoc werkzaamheden (t.b.v. receptie, office management).

Vergaderingen & Evenementen

• Het plannen, voorbereiden en opvolgen van Senior Management vergaderingen, zowel intern als extern;
• Voorbereiden en organiseren van de logistiek op locatie zoals catering, branding, AV-apparatuur (tbv presentaties), externe leveranciers;
• Verzorgen van het uitnodigingstraject igv interne en externe evenementen (versturen uitnodiging, bijhouden aan/afmeldingen, herinneringen, bevestigen etc.);
• Ondersteunen bij de totstandkoming van presentaties.

Werken bij Mediabrands betekent meer:Wij bieden een uitdagende, gevarieerde functie waarin je echt het verschil kan maken. Je werkt zelfstandig, maar ook samen met een enthousiast team. Je wordt onderdeel van het HR & Facility team van 16 collega’s. We werken daarin een dynamische omgeving waar intensief wordt gewerkt, maar waar ook ruimte is voor gezelligheid en ontspanning.

• Een marktconform salaris passend bij jouw ervaring;
• 26 vakantiedagen per jaar op basis van een 40-urige werkweek;
• Werken voor toonaangevende A-merken;
• Onderdeel van een internationaal netwerk;
• Gezellige en bevlogen collega’s;
• Gezamenlijke lunch en vrijdagmiddagborrels;
• Sport, Feestjes, Kerstdiner, Beachparty, Pub quiz;
• Werk en privé in balans;
• Een Learning & Development afdeling die je zowel op de hard als op de soft skills verder kan helpen ontwikkelen;
• Veel vrijheid om zelf initiatieven te ontwikkelen;