Fonction RIFSEEP : Assistant de manager intermédiaire
Groupe : B2
DGA Solidarités Départementales
Pôle action sociale enfance famille
Direction enfance famille

Description du poste

Missions du métier :

• Assurer les tâches de secrétariat

Missions du poste :

• Assiste le Directeur et coordonne les informations relatives aux affaires traitées par la Direction.
• Assure la gestion des relations avec les services du conseil départemental et les autres collectivités ou organismes
• Assure le suivi de dossiers particuliers et/ou sensibles de la Direction Enfance et Famille.

Activités métier :

• Assiste l'activité de l'équipe
• Assure la gestion des fournitures de bureau
• Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
• Enregistre et suit le courrier départ et arrivé (photocopies, fiches de liaisons)
• Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
• Met en forme, sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
• Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
• Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public

Activités poste :

• Accueille et oriente (physique, téléphone, mail) les usagers et partenaires de la DEF
• Assure la réception et la diffusion des fax (services de Justice) et des mails particulièrement sensibles au titre de la direction.
• Assure la tenue de l'agenda, la préparation des réunions et le planning du Directeur
• Participe au comité de direction et élabore le compte rendu
• Assure le tri et le traitement du courrier reçu par l'ensemble des services de la Direction.
• A ce titre, assure la coordination de la mise œuvre du logiciel Elise avec l'ensemble des services de la direction et gère les parapheurs pour le courrier sortant de la direction.
• Suit certains courriers et dossiers sensibles et/ou signalés pour la directrice et son adjoint
• Suit le calendrier des sessions et des rapports produits par la DEF, en articulation avec les services (DAFSI)
• Participe à des réunions et groupes de travail internes relatifs à ses missions (secrétariat, accueil) ou transversales
• Elabore des documents écrits (courriers, notes, compte rendu de réunions)
• Procède au classement et à l'archivage des divers dossiers traités
• Gère la documentation : papier et dématérialisée, personne relai de la direction dans ce domaine (correspondant Infodoc)
• Assure la bonne circulation et la coordination de l'information tant au sein de la Direction qu'entre la direction et d'autres services de la collectivité
• Gère la situation administrative des chefs de service (logiciels Chronos, Ulysse...)

Profil recherché

Connaissances :

• Classement et archivage
• Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
• Technique(s) du domaine d'intervention
• Qualité : démarche, méthodes, outils

Savoir-faire :

• Constituer et suivre des dossiers administratifs
• Utiliser les logiciels de bureautique
• Respecter la charte graphique
• Utiliser les techniques du domaine d'intervention

Savoirs comportementaux :

• Aptitude à la communication
• Sens de la confidentialité
• Disponibilité
• Sens de l'organisation
• Rigueur

Périmètres transversaux

• Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
• Poste inscrit dans un périmètre projet : NON

• Identification du périmètre : Accueil du public
• Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre : Agent du périmètre

Autres informations sur le poste

Chiffres clés

• Gestion d’un budget : NON
• Encadrement d’équipe : NON

Contraintes horaires du poste

• Disponibilité concernant les horaires : NON
• Type de contrainte horaire : Poste à temps complet

Autres contraintes

• Discrétion professionnelle et confidentialité sur les dossiers traités pour la direction.
• Gestion de l'urgence.
• Grand nombre d'interlocuteurs, partenaires institutionnels importants.

Merci d'adresser votre dossier de candidature de préférence en utilisant le lien du formulaire ci-dessous et en joignant les documents suivants : CV détaillé, lettre de motivation, évaluation de votre dernier employeur et pour les fonctionnaires dernier arrêté.
Vous pouvez aussi adresser votre dossier complet par courrier, en précisant la référence du poste, à l'adresse suivante : Monsieur le Président du Conseil Départemental de l'Hérault, DGA RH - Service recrutement, Hôtel du Département, Mas d’Alco, 1977 avenue des Moulins, 34087 Montpellier Cedex 4.