Commis de services communs (Adjoint(e) de bureau)

Numéro du processus de sélection: 82183-67

Échelle salariale: $52 807, 00 américains par année

Type du contrat: Période déterminée (Temps plein) (2 ans)

Détails reliés au statut: Ce poste est un poste d’employés recrutés sur place (ERP), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur en/au États-Unis

Fonction du poste: Administratif

Classification: LE - A1

Lieu: le Consulat général du Canada à Seattle

Nombre de postes disponibles: 1

Date de clôture: 22 Aôut, 2022 at 23:59 UTC/GMT -7:00

Postuler ici: https://international8.hiringplatform.ca/82183-common-services-clerk-office-assistant/306700-candidate-application-form/fr_CA

OU utilisez ce lien : https://dotation-erp.international.gc.ca/fr/carrieres/commis-de-services-communs-adjointe-de-bureau-seatl-82183-fr_ca

Résumé des fonctions:

Le Consulat général du Canada à Seattle embauche un commis de services communs (CSC) pour fournir des services de soutien administratif et de bureau dans les domaines suivants : la réception, soutien aux programmes et gestion des urgences.

Sous la supervision du chef des opérations de la mission (COM):

La réception :

• Fournir un soutien de première ligne au consulat et d’opérer le standard téléphonique et le répondeurautomatique;
• Fournir la prestation de services à la clientèle et les services de la réception, recevoir des appels téléphoniques et accueillir les visiteurs.
• Escorter le personnel, les visiteurs et les entrepreneurs conformément à la politique de sécurité.

Soutien aux programmes :

• Préparer du matériel tel que les rapports de routine, la recherche sur Internet, les lettres, les graphiques et les tableaux; s’occuper de documents tels que la photocopie, la reliure, l’archivage, le déchiquetage, la saisie de données, etc.; et obtenir les approbations et les signatures de routine conformément aux processus et procédures établis;
• Entretenir le système de la gestion de l’inventaire;
• Fournir des services de courrier, y compris l'expédition, la réception, la distribution et le courrier diplomatique;
• Entretenir la flotte du consulat et servir occasionnellement de chauffeur pour les services communs ;
• Etre capable de soulever jusqu'à 22 kg.

Gestion des urgences :

• Fournir un soutien administratif et organisationnel pour développer, coordonner et assurer la sécurité et la gestion des urgences au consulat ;
• Participer à la planification, à la formation et aux exercices de gestion des urgences.

En plus de ses fonctions principales, le titulaire du poste devra fournir des services de soutien administratif et d'entretien de base à d'autres sections/programmes du Consulat général, de façon temporaire et selon les besoins, conformément aux politiques établies de la mission et du département et selon les directives du COM.

Zone de sélection:

Ouvert aux candidats internes et externes qui sont des résidents légaux ou des citoyens des États-Unis, y compris les employés de toute mission canadienne aux États-Unis, de même que les conjoints et les personnes à charge des employés canadiens au Consulat général du Canada à Seattle; qui répondent à toutes les exigences essentielles énoncées ci-dessous et dont les demandes sont reçues avant la date de clôture.

Le Consulat général du Canada à Seattle ne remboursera en aucun cas les frais de réinstallation.

Veuillez noter que le Consulat général du Canada à Seattle ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.

• Un diplôme d'un collège ou d'une université accrédité(e);
• OU un agencement équivalent d'études et d'expérience.

Profil linguistique:

• Maîtrise de l'anglais (oral et écrit).

Expérience:

• Expérience professionnelle pertinente et récente dans une administration, une organisation internationale ou une entreprise privée.
• Expérience pertinente et récente du travail avec le grand public pour fournir des services de première ligne aux clients.

* Récente étant définie comme au cours des 5 dernières années

EXIGENCES COTÉES

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

Connaissances:

• Connaissance des pratiques et procédures standard de bureau.

Compétences:

• Compétences interpersonnelles efficaces.
• Orientation vers le service à la clientèle.
• Jugement sûr.
• Capacité d'adaptation et flexibilité.
• Intelligence émotionnelle.
• Fiabilité.

Capacités:

• Communiquer efficacement en anglais, à l'oral ainsi qu'à l'écrit.
• Hiérarchiser les tâches de manière appropriée.
• Faire un travail de qualité, détaillé et précis.
• Maintenir son calme face à des situations imprévisibles, inhabituelles ou à des clients difficiles.
• Utiliser efficacement les produits Microsoft Office, notamment Outlook et Excel.

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Capacité à communiquer en français.
• Expérience dans la gestion des urgences.

Exigences opérationnelles:

• Horaire de travail : Les heures normales de travail pour ce poste sont conformes au règlement relatif au personnel recruté sur place, soit 37,5 heures par semaine. Le candidat retenu doit être prêt à faire des heures supplémentaires à court terme, à l'occasion et en cas de besoin.
• Lieu de travail : Le travail se déroule normalement sur place avec une certaine souplesse limitée pour le télétravail. En raison de la situation de la COVID 19, de nombreux employés du consulat sont actuellement en télétravail. Au fur et à mesure que le consulat avance dans ses phases de réouverture, et en fonction des exigences du poste, le titulaire peut être amené à travailler sur place au consulat. Une fois que le consulat aura repris ses activités normales, le titulaire devra travailler à partir du consulat, selon les besoins.
• Exigences en matière de déplacements : Ce poste exige des déplacements occasionnels sur l'ensemble du territoire couvert par le consulat général du Canada à Seattle ainsi qu'au Canada ou dans des missions aux États-Unis.
• Doit être en mesure d'utiliser un véhicule à moteur pour exécuter des demandes de transport occasionnelles.

Conditions d'emploi :

Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

- Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.

- Autres conditions d’emploi :

• Doit posséder un permis de conduire américain valide et être capable de le conserver pendant toute la durée de l'emploi.

Demande spéciale de la mission / commentaires supplémentaires :

Les candidats bénéficieront d'un salaire compétitif, de congés généreux, de 12 semaines de congé parental payé et d'un solide ensemble d'avantages sociaux comprenant une assurance médicale, une assurance dentaire, une assurance invalidité de longue durée et un plan d'épargne retraite. Vous trouverez un résumé de nos avantages sociaux et de l’information sur l'admissibilité à l'emploi à l'adresse suivante :

• Emplois dans nos bureaux aux États-Unis (international.gc.ca) (https://www.international.gc.ca/country-pays/us-eu/jobs-emplois/index.aspx?lang=fra)

Comment postuler :

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction "Postuler en ligne". Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-WSHDC [le signe arobase] international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes :

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.
• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• le Consulat général du Canada à Seattle ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-WSHDC [le signe arobase] international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au le Consulat général du Canada à Seattle qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.

Postuler ici: https://international8.hiringplatform.ca/82183-common-services-clerk-office-assistant/306700-candidate-application-form/fr_CA

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : $52 807,00 par an

Mesures COVID-19:
Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Voir la section de "Notes importantes".

Work Location: One location