Bestuurssecretaresse (m/v)

Wat ga je doen?

Als bestuursassistent heb je een leuke en veelzijdige baan, en dat ook nog eens bij een hele mooie organisatie.

Jouw taken:

• Agendabeheer: je beheert in de eerste plaats de agenda van bestuurslid Joeri Kapteijns zelfstandig en waar nodig in afstemming met je collega-bestuursassistenten. Je handelt daartoe ook al het bijbehorende telefoonverkeer af. Daarbij zorg je ervoor dat er voldoende ruimte is voor zijn interne overleggen binnen het COA of externe overleggen met ministeries, ketenpartners, medeoverheden of anderen. Dat betekent ook dat je creatief om moet gaan met schaarse tijd en dat je snel kunt schakelen bij veranderingen in de planning.
• Vergaderingen en overleggen: ook regel je dat een bestuurslid goed is voorbereid, voordat hij naar een overleg, netwerkbijeenkomst of werkbezoek gaat. Je zoekt uit wie binnen het COA daarvoor moet zorgen en dat het op tijd binnen is voor de bestuurder om nog te kunnen lezen.
• Correspondentie: je verzorgt zowel inkomende als uitgaande correspondentie. Dat betekent dat je ervoor zorgt dat brieven die aan het bestuur zijn gericht, binnen het COA uitgezet worden voor een tijdig antwoord, dat je de beantwoording monitort en ook dat brieven van het bestuur zorgvuldig en opgemaakt in de juiste huisstijl de deur uit gaan. Tevens draag je zorg voor een correcte archivering.
• Mailboxbeheer: je beheert de mailbox van de bestuurder, handelt zaken af waar mogelijk en attendeert op belangrijke kwesties.
• Overige signalerende en ondersteunende werkzaamheden: je hebt een belangrijke en ontzorgende rol, waarbij je vooruit kijkt en het overzicht bewaakt. Denk bijvoorbeeld aan het regelen van relatiegeschenken als dat aan de orde is of aan vervoerszaken.

Wat verwachten we van jou?

Je bent stipt, zelfstandig, nauwkeurig in het nakomen van afspraken en werkt zorgvuldig en gestructureerd. Je bent niet voor één gat te vangen en weet altijd een oplossing te vinden voor onverwachte of ingewikkelde vraagstukken en je stelt je daarbij flexibel op. Je kunt onder hoge druk opereren, bent stressbestendig en kunt snel schakelen en iets voor elkaar krijgen. Je weet als geen ander wat discretie inhoudt en de vertrouwelijkheid van zaken is bij jou gegarandeerd. Je bent samenwerkingsgericht. En je hebt een professionele, loyale en dienstverlenende houding: het bestuur kan op jou bouwen en vertrouwen.

• Opleiding: je bent in het bezit van minimaal een mbo- diploma en bij voorkeur een vakopleiding op het gebied van bestuurs- of directiesecretariaat.
• Ervaring: je hebt de afgelopen jaren ervaring opgedaan met de ondersteuning van bestuurs- of directieleden, bij voorkeur in het openbaar bestuur. En je weet hoe te schakelen met secretariaten van bijvoorbeeld ministeries, andere overheden en ketenpartners.
• Talenkennis: je spreekt en schrijft de Nederlandse taal vloeiend.
• Flexibiliteit in uren: je hebt een flexibele instelling: soms kunnen de werkdagen wat langer worden dan vooraf was ingeschat.
• Softwarekennis: je kan goed overweg met verschillende apps en systemen, zoals Outlook, Ibabs, My Corsa en AFAS en bent bereid om je daarin zo nodig verder te ontwikkelen.

Het COA als werkgever

Bij het COA vangen we al sinds 1994 asielzoekers op in opvangcentra. In onze opvangcentra bieden we hen basisvoorzieningen en begeleiding naar hun toekomst in Nederland of daarbuiten. Onze organisatie is altijd in beweging. Meebewegen met de (politieke) realiteit en samen inspelen op kansen zit in onze genen.

Wil je meer weten over het COA, kijk dan op www.coa.nl.

Wat bieden we jou?

Een uitdagende en afwisselende functie in een dynamische organisatie met top collega’s en uitstekende (secundaire) arbeidsvoorwaarden. Je krijgt veel vrijheid en zelfstandigheid in je werkzaamheden. Het COA hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.

• Een salaris van maximaal € 4809,85 per maand o.b.v. 36 uur (schaal 6, het coa heeft een eigen salarisregeling).
• Een aanstelling voor de duur van een jaar met de intentie dit bij goed functioneren om te zetten in een vaste aanstelling.
• Een dienstverband van 36 uur per week.
• Individueel keuzebudget (ikb) van 18% van het jaarsalaris (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering).
• 144 uur vakantieverlof bij een fulltime dienstverband (plus 26 uur in ikb).
• Vitaliteitsuren (afhankelijk van de leeftijd).
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een loopbaanbudget.
• Een goede balans tussen werk en vrije tijd.

Het COA hecht sterk waarde aan integriteit en betrouwbaarheid. Zodra wij jou een aanbod doen voor indiensttreding voeren we een pre-employment screening uit. De screening bestaat uit ten minste de volgende onderdelen: aanvraag Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), Diploma- en certificaten controle, Identiteitscontrole. Alle collega’s leggen de Eed of Belofte af.