What are the responsibilities and job description for the Copia - Office Manager position at The Grounds Guys?
Como gerente de oficina, usted es un miembro clave del equipo que respalda el trabajo de la gerencia y otro personal. Usted es responsable del trabajo de oficina, recepcionista, contabilidad y basado en proyectos para contribuir a las operaciones diarias de The Ground Guys. Ejemplificando nuestro código de valores, muestra respeto y cortesía a todos los clientes y empleados.
Es experto en tecnología, organizado, orientado a los detalles, puede anticipar las necesidades y completar tareas importantes sin que se lo pidan. Está motivado, prospera en entornos de rápido movimiento y puede administrar el tiempo para cumplir con los plazos de manera efectiva. Tiene habilidades comprobadas de comunicación con supervisores, empleados y clientes y es capaz de manejar de manera efectiva una variedad de situaciones en el día a día.
Requisitos específicos:
- Dirige y coordina los servicios administrativos de la oficina tales como:
o Microsoft Office (PALABRA, Excel, PowerPoint)
o Informes
o Correo/Oficina postal
o Citas
o Contestar el teléfono con “Es un gran día en The Grounds Guys, A Neighborly Company. Esto es _____. ¿Como puedo ayudarte?"
- Realiza tareas relacionadas con QBO que incluyen:
o Facturación
o AR/colecciones
o Cuentas por pagar
o Entrada de datos de gastos
o Informes de impuestos sobre las ventas y la nómina
- Trabaja en estrecha colaboración con los equipos de ventas y producción para garantizar un buen flujo de comunicación y datos. Esto incluye una variedad de software, sitios web, documentos e informes que incluyen:
o GG Pro Microsoft Office
o Franconexión CES
o CareerPlug
o ampliamente
- Realiza tareas relacionadas con el personal:
o Publicar anuncios de contratación para garantizar que la empresa siempre esté contratando.
o Gestión de CareerPlug y configuración de entrevistas.
o Asegurar que las horas de nómina se entreguen a la compañía de nómina de manera oportuna o que haga la nómina internamente, lo que indique el propietario.
o Creación de paquetes de alquiler (W-4, I-9), etc.
o Ayudar con la orientación de nuevos empleados.
o Ordenar uniformes según sea necesario. Mantiene una pequeña cantidad de inventario para nuevas contrataciones y reemplazos.
- Administra las redes sociales:
Facebook, Instagram, LinkedIn
o Responde a reseñas de Google tanto positivas como negativas
- Ayuda con el programa de seguridad comercial:
o Garantiza que la documentación de la reunión de seguridad se incluya en el manual de seguridad.
o Asegura que el registro de OSHA esté actualizado y sea preciso
o Asiste en Reclamos de Compensación de Trabajadores
- Mantiene al personal de la oficina según sea necesario reclutando, seleccionando, orientando, entrenando y asesorando/disciplinando.
- Se familiariza con los clientes y empleados de The Grounds Guys
- Mantiene suministros de oficina en stock y pedidos según sea necesario
- Mantiene el espacio de trabajo organizado
- Toma la iniciativa de impulsar nuestro Código de Atención y cumplir con nuestro Código de Valores.