What are the responsibilities and job description for the Administrative Assistant position at Performance Pet Products?
*Spanish Translation Available Below / Traducción al Español Disponible Más Abajo*
Farmers Union Industries, LLC, also known as FUI, is a leading agricultural-based manufacturing company headquartered in Redwood Falls, MN. Our current operations include Central Bi-Products, Northland Choice, Midwest Grease, Artex Manufacturing, Redwood Farms Meat Processors, and Performance Pet Products. Please visit our website at fuillc.com to learn more!
Our Central Bi-Products facility in Estherville, IA collects and transforms porcine material into high quality-feed ingredients and other consumer and industrial products. Learn more about the rendering industry at fuillc.com/central-bi-products/.
We are now seeking an Administrative Assistant to join our team! We offer a competitive starting wage and a complete benefits package that includes health, dental, vision, paid holidays, 401K, and so much more!
Schedule
Monday-Friday, 8:00am - 5:00pm
Areas of Accountability
All areas of accountability to be delivered with GRIT - our values of Generosity, Relationships, Integrity, and Teamwork
Accounting/Administrative Support Records & Reporting Phone Coverage
Essential Duties And Responsibilities
Maintain highest level of confidentiality, customer service, and professionalism to promote a positive image of the Company
Answer and redirect all incoming calls to the correct personnel in a polite and professional manner
Welcome visitors, organize incoming/outgoing mail, complete general housekeeping, and order, stock, & receive supplies
Maintain a log of truck arrivals and departures
Enter daily production information including scale tickets, sales orders, and inventory
Provide administrative and accounting support to managers and corporate staff and assist in month-end reporting
Perform bookkeeping such as entering purchase orders and sales invoices in the accounting system
Track “B-Safe” forms and set up weekly safety trainings
Maintain and organize electronic records and office filings, as needed
Aid in audits by locating and supplying requested paperwork
Assist as backup in other areas, as needed
Maintain regular and predictable on-site attendance
Situations may arise that require employees to temporarily or permanently assume responsibility for tasks not specifically outlined in this job description. Employees may be requested to work additional hours and/or accommodate a heavier than normal workload.
Qualifications
Associate degree in Business or related field, preferred; or comparable education and/or experience
Shipping, Accounting, Or Other Clerical Experience, Preferred
Excellent interpersonal and communication skills
Bilingual (English & Spanish), preferred
High level of proficiency, accuracy, discretion, and confidentiality
Proficient in Microsoft Office - Word, Excel, and Outlook
Ability to learn and be proficient in an ERP system; Microsoft Dynamics experience, a plus
Physical Requirements
Perform desk work (sitting or standing) for up to 100% of workday
Repetitively use wrist, hand, and/or fingers
Frequently lift up to 10 pounds
Spanish Translation/Traducción al Espanol
Cronograma
Lunes a Viernes, de 8:00am a 5:00pm
Áreas de Responsabilidad
Todas las áreas de responsabilidad se deben cumplir con GRIT: nuestros valores de Generosidad, Relaciones, Integridad y Trabajo en Equipo
Contabilidad/Apoyo Administrativo Registros e Informes Cobertura Telefónica
Deberes y Responsabilidades Esenciales
Mantener el más alto nivel de confidencialidad, servicio al cliente y profesionalismo para promover una imagen positiva de la Compañía
Responder y redirigir todas las llamadas entrantes al personal correcto de manera educada y profesional
Recibir a los visitantes, organizar la correspondencia entrante y saliente, realizar tareas de limpieza general y ordenar, almacenar y recibir suministros
Mantener un registro de llegadas y salidas de camiones
Ingresar la información diaria de producción, incluyendo tickets de báscula, órdenes de venta e inventario
Brindar apoyo administrativo y contable a gerentes y personal corporativo, y ayudar con los informes de fin de mes
Llevar la contabilidad, como ingresar órdenes de compra y facturas de venta en el sistema contable
Realizar el seguimiento de los formularios "B-Safe" y organizar capacitaciones semanales de seguridad
Mantener y organizar registros electrónicos y archivos de oficina, según sea necesario
Asistir en auditorías localizando y proporcionando la documentación solicitada
Asistir como respaldo en otras áreas, según sea necesario
Mantener una asistencia regular y predecible en el sitio
Pueden surgir situaciones que requieran que los empleados asuman temporal o permanentemente la responsabilidad de tareas no descritas específicamente en esta descripción del puesto. Es posible que se solicite a los empleados que trabajen horas adicionales y/o se adapten a una carga de trabajo más pesada de lo normal.
Calificaciones
Se prefiere título de asociado en Administración de Empresas o un campo relacionado; o formación o experiencia comparables
Se prefiere experiencia en envíos, contabilidad u otras funciones administrativas
Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación
Se prefiere bilingüe (Inglés y Español)
Alto nivel de competencia, precisión, discreción y confidencialidad
Dominio de Microsoft Office: Word, Excel y Outlook
Capacidad para aprender y dominar un sistema ERP; se valorará la experiencia con Microsoft Dynamics
Requisitos Físicos
Realizar trabajo de escritorio (sentado o de pie) hasta el 100% de la jornada laboral
Usar repetidamente la muñeca, la mano o los dedos
Levantar con frecuencia hasta 4.5 kg
Farmers Union Industries, LLC, also known as FUI, is a leading agricultural-based manufacturing company headquartered in Redwood Falls, MN. Our current operations include Central Bi-Products, Northland Choice, Midwest Grease, Artex Manufacturing, Redwood Farms Meat Processors, and Performance Pet Products. Please visit our website at fuillc.com to learn more!
Our Central Bi-Products facility in Estherville, IA collects and transforms porcine material into high quality-feed ingredients and other consumer and industrial products. Learn more about the rendering industry at fuillc.com/central-bi-products/.
We are now seeking an Administrative Assistant to join our team! We offer a competitive starting wage and a complete benefits package that includes health, dental, vision, paid holidays, 401K, and so much more!
Schedule
Monday-Friday, 8:00am - 5:00pm
Areas of Accountability
All areas of accountability to be delivered with GRIT - our values of Generosity, Relationships, Integrity, and Teamwork
Accounting/Administrative Support Records & Reporting Phone Coverage
Essential Duties And Responsibilities
Maintain highest level of confidentiality, customer service, and professionalism to promote a positive image of the Company
Answer and redirect all incoming calls to the correct personnel in a polite and professional manner
Welcome visitors, organize incoming/outgoing mail, complete general housekeeping, and order, stock, & receive supplies
Maintain a log of truck arrivals and departures
Enter daily production information including scale tickets, sales orders, and inventory
Provide administrative and accounting support to managers and corporate staff and assist in month-end reporting
Perform bookkeeping such as entering purchase orders and sales invoices in the accounting system
Track “B-Safe” forms and set up weekly safety trainings
Maintain and organize electronic records and office filings, as needed
Aid in audits by locating and supplying requested paperwork
Assist as backup in other areas, as needed
Maintain regular and predictable on-site attendance
Situations may arise that require employees to temporarily or permanently assume responsibility for tasks not specifically outlined in this job description. Employees may be requested to work additional hours and/or accommodate a heavier than normal workload.
Qualifications
Associate degree in Business or related field, preferred; or comparable education and/or experience
Shipping, Accounting, Or Other Clerical Experience, Preferred
Excellent interpersonal and communication skills
Bilingual (English & Spanish), preferred
High level of proficiency, accuracy, discretion, and confidentiality
Proficient in Microsoft Office - Word, Excel, and Outlook
Ability to learn and be proficient in an ERP system; Microsoft Dynamics experience, a plus
Physical Requirements
Perform desk work (sitting or standing) for up to 100% of workday
Repetitively use wrist, hand, and/or fingers
Frequently lift up to 10 pounds
Spanish Translation/Traducción al Espanol
Cronograma
Lunes a Viernes, de 8:00am a 5:00pm
Áreas de Responsabilidad
Todas las áreas de responsabilidad se deben cumplir con GRIT: nuestros valores de Generosidad, Relaciones, Integridad y Trabajo en Equipo
Contabilidad/Apoyo Administrativo Registros e Informes Cobertura Telefónica
Deberes y Responsabilidades Esenciales
Mantener el más alto nivel de confidencialidad, servicio al cliente y profesionalismo para promover una imagen positiva de la Compañía
Responder y redirigir todas las llamadas entrantes al personal correcto de manera educada y profesional
Recibir a los visitantes, organizar la correspondencia entrante y saliente, realizar tareas de limpieza general y ordenar, almacenar y recibir suministros
Mantener un registro de llegadas y salidas de camiones
Ingresar la información diaria de producción, incluyendo tickets de báscula, órdenes de venta e inventario
Brindar apoyo administrativo y contable a gerentes y personal corporativo, y ayudar con los informes de fin de mes
Llevar la contabilidad, como ingresar órdenes de compra y facturas de venta en el sistema contable
Realizar el seguimiento de los formularios "B-Safe" y organizar capacitaciones semanales de seguridad
Mantener y organizar registros electrónicos y archivos de oficina, según sea necesario
Asistir en auditorías localizando y proporcionando la documentación solicitada
Asistir como respaldo en otras áreas, según sea necesario
Mantener una asistencia regular y predecible en el sitio
Pueden surgir situaciones que requieran que los empleados asuman temporal o permanentemente la responsabilidad de tareas no descritas específicamente en esta descripción del puesto. Es posible que se solicite a los empleados que trabajen horas adicionales y/o se adapten a una carga de trabajo más pesada de lo normal.
Calificaciones
Se prefiere título de asociado en Administración de Empresas o un campo relacionado; o formación o experiencia comparables
Se prefiere experiencia en envíos, contabilidad u otras funciones administrativas
Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación
Se prefiere bilingüe (Inglés y Español)
Alto nivel de competencia, precisión, discreción y confidencialidad
Dominio de Microsoft Office: Word, Excel y Outlook
Capacidad para aprender y dominar un sistema ERP; se valorará la experiencia con Microsoft Dynamics
Requisitos Físicos
Realizar trabajo de escritorio (sentado o de pie) hasta el 100% de la jornada laboral
Usar repetidamente la muñeca, la mano o los dedos
Levantar con frecuencia hasta 4.5 kg