What are the responsibilities and job description for the Asistente de equipo position at Harbor Regional Center?
Bajo la dirección de un Gerente de Servicios al Cliente, los asistentes de equipo son responsables de proporcionar lo siguiente:
- Alto nivel de servicio al cliente a las personas atendidas y sus familias, proveedores de servicios, consejeros, personal de los Centros Regionales, el público en general y otros.
- Recibir y procesar datos de los clientes, garantizando que se escaneen con precisión y/o se ingresen en los registros electrónicos de manera oportuna.
- Realizar una amplia variedad de tareas administrativas en apoyo del gerente del programa, los consejeros y otro personal del departamento.
DERECHOS ESENCIALES
El titular puede realizar cualquiera o todas las siguientes tareas, según el departamento o la asignación específica:
- Responde/realiza llamadas telefónicas a/de clientes, proveedores de servicios, consejeros, Centros Regionales y otros; responde preguntas, inquietudes o quejas; proporciona información autorizada para su divulgación; transfiere llamadas a recursos internos apropiados; hace y cambia citas; evalúa situaciones de emergencia y deriva a los servicios apropiados.
- Recibe y procesa correo entrante y faxes; utiliza Laserfiche para escanear documentos de clientes en el sistema y distribuye documentos a los consejeros; ingresa datos para los informes de clientes.
- Prepara y procesa documentos (copias, faxes, digitales) según las instrucciones, incluida la planificación individual de servicios familiares, declaraciones anuales, información del Programa de participación en los costos familiares, materiales de audiencias imparciales, derivaciones a recursos, cartas de presentación, información de puntos de servicio, etc.
- Realiza la entrada de datos de información del cliente; asigna casos a consejeros, otros centros regionales o unidades; transfiere casos salientes; desactiva/cierra casos y registra/rastrea toda la actividad de los casos; garantiza la precisión e integridad de los datos.
- Mantiene impresiones y distribuye horarios para garantizar que todos estén informados sobre el paradero y la disponibilidad del personal.
- Coordina reuniones de equipo y capacitaciones en apoyo del gerente del programa, incluyendo programar salas de conferencias, notificar a los participantes, preparar agendas, tomar y distribuir actas, participar activamente en reuniones, organizar refrigerios, oradores, equipos y materiales audiovisuales.
- Procesa información de documentos del Programa Federal y SSI, incluido el ingreso de datos de registros y la preparación de informes y formularios; garantiza la disponibilidad de registros para auditoría y los distribuye nuevamente a los consejeros posteriormente; realiza un seguimiento con los consejeros para garantizar el cumplimiento de los cronogramas y los plazos.
- Realiza una amplia variedad de tareas administrativas y de oficina generales, entre las que se incluyen: ordenar/recibir y distribuir suministros; copiar; responder correos electrónicos; archivar documentos; recopilar datos y preparar informes de rutina/especiales.
- Participa en actividades de espíritu de equipo, incluida la organización de actividades y eventos, la planificación y participación en retiros de equipo y eventos de toda la Agencia y la coordinación de celebraciones y otras ocasiones.
- Mantiene absoluta confidencialidad con respecto a los clientes y sus familias en cumplimiento con las regulaciones HIPAA y las políticas del Centro Regional.
FUNCIONES SECUNDARIAS
Asume la responsabilidad de los proyectos que se le asignen.
Puede realizar cualquiera o todas las funciones del recepcionista.
Puede realizar cualquiera o todas las funciones de otro asistente de equipo.
Realiza tareas relacionadas según sea necesario.
MEDIO AMBIENTE/ACTIVIDAD FÍSICA
El/La titular se encuentra en un entorno de oficina abierto, donde puede moverse libremente. El entorno para este puesto es generalmente limpio y cómodo, pero puede presentar algunas molestias menores como ruido, olores, corrientes de aire, etc. Durante el desempeño de este trabajo, el/la titular:
- Pasaré tiempo sentado, utilizando la computadora.
- Pasará tiempo de pie/caminando por las instalaciones.
- Puede levantar hasta 15 kg periódicamente. Si levanta más, debe solicitar ayuda.
- Puede agacharse o estirarse para acceder a archivadores y estantes.
La persona en este puesto puede operar cualquier equipo de oficina estándar, incluidos teléfonos, fotocopiadoras, equipos de escaneo, máquinas de franqueo, equipos periféricos de computadora, etc.
El software de computadora puede incluir cualquiera o todos los siguientes:
- Microsoft Office, incluidos Word, Excel, PowerPoint y Outlook
- Laserfiche
- Gráfico virtual
- Sistema de recuperación de datos Sandis
- Software de programación
- Otro (por favor añadir)
El titular debe ser capaz de realizar este trabajo de forma segura, sin poner en peligro su salud ni su seguridad ni la de los demás. Se anima a las personas con discapacidades que puedan afectar su capacidad para realizar estas tareas a que se reúnan con Recursos Humanos para analizar las opciones de adaptación.
REQUISITOS DE POSICION
Estas especificaciones son directrices generales basadas en la experiencia mínima que normalmente se considera esencial para el desempeño satisfactorio de este puesto. Las capacidades individuales pueden dar lugar a alguna desviación de estas directrices.
Para desempeñarse eficazmente en este puesto, el titular debe tener:
- Conocimientos básicos de los métodos y prácticas de documentación de clientes, generalmente fruto de uno o más años de experiencia en puestos similares. O bien, dominio demostrado del uso de software para el mantenimiento de grandes bases de datos.
- Experiencia trabajando dentro de una estructura de archivos electrónicos.
- Habilidades rutinarias y precisas en Microsoft Office, incluidos Word, Excel y Outlook.
- Capacidad de escribir 40 palabras por minuto.
- Conocimiento práctico de los métodos de oficina contemporáneos.
- Habilidades matemáticas suficientes para calcular/equilibrar datos numéricos rutinarios.
- Fuertes habilidades de organización del trabajo para cumplir con los plazos.
- Habilidades de pensamiento crítico y resolución de problemas, incluida la capacidad de investigar y resolver problemas de procedimiento.
- Procedimientos de archivo numérico y alfabético.
- Capacidad para trabajar eficazmente con personas de diversas culturas, edades y orígenes.
- Habilidades efectivas de comunicación oral y escrita suficientes para redactar correspondencia y correos electrónicos de rutina.
- Se requiere bilingüe español.
- Licencia de conducir actual de California, seguro requerido por el estado y un registro de conducción aceptable para la compañía de seguros de la Agencia, cuando se utiliza un vehículo personal en asuntos del Centro.
Por lo general, estas habilidades y experiencia son el resultado de haber completado la escuela secundaria y de uno o más años de experiencia en puestos similares.
Rango de salario inicial: $40,643- $46,488
Empleador de igualdad de oportunidades
Salary : $40,643 - $46,488