Bilingual Receptionist / Administrative Assistant

Key Responsibilities

• Greet and assist employees, clients, vendors, and visitors in a friendly and professional manner.
• Answer and direct incoming phone calls and take accurate messages when necessary.
• Monitor, prepare, send, and respond to routine emails and correspondence.
• Receive, sort, and distribute incoming mail and packages.
• Assist with ordering and coordinating janitorial supplies, cleaning materials, equipment, and other items needed for employees and job locations.
• Communicate with supervisors and team members regarding supply requests and operational needs.
• Maintain organized records of supply orders, purchases, deliveries, and related documentation.
• Use Microsoft Excel to enter, organize, update, and maintain company information, lists, logs, and basic reports.
• Use Microsoft Word and Outlook for documents, correspondence, scheduling, and general office communication.
• Assist with filing, scanning, copying, printing, data entry, and maintaining organized electronic and physical records.
• Schedule appointments, meetings, and other office-related activities as needed.
• Contact vendors and service providers as directed and follow up on orders or requests.
• Run occasional local company errands, such as picking up supplies, documents, or other necessary items.
• Help maintain the reception and office areas clean, organized, and professional.
• Communicate with administrative and operations personnel to help ensure daily tasks are completed.
• Assist management and other departments with additional administrative or operational tasks as needed.

Qualifications

• Bilingual in English and Spanish is required, with the ability to communicate effectively in both languages.
• Previous experience in reception, administrative assistance, office support, customer service, or a similar role is preferred.
• Comfortable using Microsoft Office, especially Excel, Word, and Outlook.
• Strong verbal and written communication skills.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Ability to manage multiple tasks and priorities in a fast-paced environment.
• Professional and courteous when communicating with employees, clients, vendors, and visitors.
• Dependable, punctual, and able to work independently when necessary.
• Willing to learn and assist with different areas of the company's daily operations.
• Able to handle company information and documents professionally and confidentially.
• Comfortable performing occasional local errands for company-related needs.

Ideal Candidate

We are looking for someone who enjoys staying organized, communicating with people, and helping things run smoothly.

This position is a good fit for someone who can comfortably move between front-desk responsibilities and administrative support. During a typical day, you may answer a client call, prepare or update an Excel spreadsheet, receive office mail, coordinate cleaning supplies for a job location, communicate with a supervisor, or assist management with an urgent administrative need.

Experience in the janitorial, commercial cleaning, building maintenance, property management, or service industry is a plus, but is not required.

ESPAÑOLRecepcionista Bilingüe / Asistente Administrativo

GDL Building Maintenance LLC está buscando una persona amable, organizada, responsable y profesional para unirse a nuestro equipo como Recepcionista Bilingüe / Asistente Administrativo.

Somos una compañía en crecimiento dedicada a servicios de limpieza comercial y mantenimiento de edificios. Buscamos a una persona que pueda brindar apoyo en la recepción y, al mismo tiempo, colaborar con nuestros equipos administrativos y de operaciones en las necesidades diarias de la compañía.

La persona ideal debe hablar inglés y español, sentirse cómoda comunicándose con empleados, clientes, proveedores y supervisores, y tener la capacidad de manejar diferentes responsabilidades de manera organizada y profesional.

Responsabilidades Principales

• Recibir y atender a empleados, clientes, proveedores y visitantes de manera amable y profesional.
• Contestar y dirigir llamadas telefónicas y tomar mensajes correctamente cuando sea necesario.
• Revisar, preparar, enviar y responder correos electrónicos y correspondencia rutinaria.
• Recibir, organizar y distribuir correo y paquetes.
• Ayudar con los pedidos y la coordinación de suministros de limpieza, materiales, equipo y otros artículos necesarios para empleados y lugares de trabajo.
• Comunicarse con supervisores y miembros del equipo sobre solicitudes de suministros y necesidades operativas.
• Mantener registros organizados de pedidos, compras, entregas y documentación relacionada.
• Utilizar Microsoft Excel para ingresar, organizar, actualizar y mantener información, listas, registros y reportes básicos de la compañía.
• Utilizar Microsoft Word y Outlook para documentos, correspondencia, calendarios y comunicación general de oficina.
• Apoyar con archivo, escaneo, copias, impresiones, ingreso de datos y organización de documentos electrónicos y físicos.
• Programar citas, reuniones y otras actividades relacionadas con la oficina cuando sea necesario.
• Contactar a proveedores o prestadores de servicios y dar seguimiento a pedidos o solicitudes.
• Realizar ocasionalmente diligencias locales relacionadas con la compañía, como recoger suministros, documentos u otros artículos necesarios.
• Ayudar a mantener el área de recepción y oficina limpia, organizada y profesional.
• Mantener comunicación con los equipos administrativos y de operaciones para ayudar a completar las tareas diarias.
• Apoyar a la gerencia y a otros departamentos con tareas administrativas u operativas adicionales cuando sea necesario.

Requisitos

• Bilingüe en inglés y español es requisito, con capacidad para comunicarse efectivamente en ambos idiomas.
• Se prefiere experiencia previa en recepción, asistencia administrativa, trabajo de oficina, servicio al cliente o una posición similar.
• Conocimiento y comodidad utilizando Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook.
• Buena comunicación verbal y escrita.
• Excelentes habilidades de organización y atención al detalle.
• Capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades en un ambiente de trabajo dinámico.
• Trato profesional y respetuoso con empleados, clientes, proveedores y visitantes.
• Persona responsable, puntual y capaz de trabajar de manera independiente cuando sea necesario.
• Disposición para aprender y apoyar diferentes áreas de las operaciones diarias de la compañía.
• Capacidad para manejar información y documentos de la compañía de manera profesional y confidencial.
• Disponibilidad para realizar ocasionalmente diligencias locales relacionadas con las necesidades de la compañía.

Candidato(a) Ideal

Buscamos a una persona que disfrute mantenerse organizada, comunicarse con otras personas y ayudar a que las actividades diarias de la oficina funcionen de manera eficiente.

Esta posición es ideal para alguien que pueda alternar cómodamente entre las responsabilidades de recepción y el apoyo administrativo. Durante un día normal, puede ser necesario contestar una llamada de un cliente, preparar o actualizar una hoja de Excel, recibir el correo de la oficina, coordinar suministros de limpieza para una ubicación, comunicarse con un supervisor o ayudar a la gerencia con alguna necesidad administrativa urgente.

La experiencia en la industria de limpieza comercial, servicios de conserjería, mantenimiento de edificios, administración de propiedades o industrias de servicios es una ventaja, pero no es requisito.

Pay: $19.50 - $21.00 per hour

Expected hours: 40.0 per week

Benefits:

• 401(k)
• Health insurance
• Vision insurance

Work Location: In person

Salary : $20 - $21