HOA Finance Manager

HOA Finance Manager – Private Residences

Role Overview

The HOA Finance Manager is responsible for the financial integrity, governance, and reporting of a private residential condominium association within a luxury hospitality environment. This role ensures that all financial records, controls, and reports are accurate, compliant, and delivered on time, while maintaining clear and professional communication with homeowners regarding HOA fees, home care services, and rental program performance.

The position plays a critical role in supporting owners, boards, developers, and internal stakeholders through disciplined financial management, proactive variance analysis, and transparent reporting.

Key Responsibilities

Financial Planning & Budget Management

• Develop detailed annual budgets, forecasts, and condominium fee calculations as required.
• Ensure compliance with all contractual obligations governing the sub-condominium.
• Oversee and coordinate owners’ assemblies, including preparation and presentation of financial reports and budget approvals.
• Proactively analyze, anticipate, and clearly communicate financial variances to all relevant stakeholders.

Owner, Developer & Stakeholder Relations

• Maintain ongoing communication with homeowners regarding HOA dues, home care charges, and rental program results.
• Liaise with the developer on residence delivery timelines for budgeting and billing purposes.
• Prepare and distribute HOA dues invoices, home care charges, and rental statements via email; oversee collections.
• Provide owner account statements upon request and respond to financial inquiries with accuracy and professionalism.

Accounting & Financial Controls

• Maintain accurate accounting records, including accounts payable, accounts receivable, and journal entries.
• Manage the collection of delinquent homeowner accounts for HOA dues, home care fees, and house accounts.
• Prepare timely month-end closings aligned with hotel and sub-condominium accounting timelines.
• Produce financial statements for the sub-condominium as required.
• Complete monthly balance sheet reconciliations no later than the 20th of each month.
• Ensure full compliance with all applicable policies, procedures, and standard operating practices.

Payments, Contracts & Internal Coordination

• Prepare supplier payments and support contract negotiation and execution.
• Collaborate closely with internal departments involved in residential services to maintain strong internal controls.
• Implement and manage administrative and financial procedures for the rental program.
• Calculate rental program owner payouts, maintain accounting records, and communicate financial results to owners.
• Review rental program commission billing and coordinate payment processing through accounts payable.

Leadership & Governance

• Supervise, train, and manage assigned finance personnel, including completion of annual performance reviews.
• Perform Financial Controller duties during absences as required.
• Execute and monitor reserve studies to ensure adequate funding for asset replacement and long-term protection of homeowner interests.

Skills, Experience & EducationRequired Qualifications

• Minimum 2 years of experience in a similar role, including condominium accounting within a luxury or ultra-luxury environment.
• Bachelor’s degree in Accounting or Public Accounting.
• Strong knowledge of hospitality and hotel accounting operations.
• Experience with hospitality financial systems (e.g., Opera, iScala, or similar platforms).
• Demonstrated ability to manage multiple priorities, meet strict deadlines, and deliver accurate financial reporting.
• High level of professional integrity with a disciplined, detail-oriented approach.
• Ability to remain focused and effective in high-pressure or rapidly changing situations.
• Highly organized, proactive, and owner-service oriented.

Salary: $85,000 USD per annum   benefits