Managementondersteuner

De directie Media en Creatieve Industrie zoekt een ervaren enthousiaste en doortastende managementondersteuner.

Wat ga je doen?
Als managementondersteuner ben jij de spin in het web voor de MT-leden en de afdelingen. Je biedt organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning. Je beheert de agenda's en mailboxen van de MT-leden, houdt proactief vergaderverzoeken bij en zorgt ervoor dat bijvoorbeeld het ‘smoelenboek’ altijd up-to-date is. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het tijdig afhandelen van acties en afspraken, het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, en het correct en tijdig afhandelen van telefoon, e-mail en post. Ook zorg je ervoor dat bezoekers correct worden aangemeld en bied je ondersteuning bij ziekte- en betermeldingen.

Daarnaast ondersteun je de directie met faciliterende werkzaamheden. Zo help je bijvoorbeeld met het organiseren -zowel online als op locatie- van (grote) bijeenkomsten. Tevens zorg je voor een goede en juiste verzending van uitgaande brieven en ondersteun je de beleidsmedewerkers met het samenstellen van dossier voor debatten in de Eerste en Tweede Kamer.

Wat bieden wij?
Je komt te werken in een team van secretaresses (totaal 3) met een informele en open sfeer. Zij ondersteunen met elkaar de gehele directie Media en Creatieve Industrie. Het managementteam bestaat uit de directeur, vier MT-leden en de directiesecretaris.
Het gaat hier om een heel veelzijdige functie, met veel verantwoordelijkheid.

Wij werken in een hecht team waarin samenwerking centraal staat. Bij afwezigheid nemen we elkaars werkzaamheden over, maar we bieden ook ruimte voor zelfstandigheid, zodat je je eigen verantwoordelijkheid kunt nemen en initiatief kunt tonen.

Solliciteren?
Ben jij de enthousiaste en zelfstandige managementondersteuner die wij zoeken? Stuur je CV en beantwoord de volgende drie vragen in je motivatie:

We kijken uit naar je reactie en zijn benieuwd naar jouw antwoorden!

• je hebt een mbo 4-diploma en hebt ervaring als managementondersteuner of in een vergelijkbare functie;
• je hebt een klantgerichte en proactieve houding. Je vraagt naar de wensen van de manager en collega’s en maakt duidelijke afspraken die je nakomt;
• je kunt goed plannen en organiseren. Je houdt overzicht, weet wat belangrijk is en kunt snel schakelen tussen verschillende taken;
• je bent flexibel, kunt goed met stress omgaan en vindt het leuk om in een drukke omgeving te werken;
• je hebt kennis van software zoals Windows 11, MS Office 2016/365 (Excel, Word, PowerPoint) en kunt snel nieuwe programma’s leren, zoals IBABS en Proza;
• je kunt goed communiceren en kunt goed omgaan met verschillende mensen.

• Salarisniveau schaal 6
• Maandsalaris Min €2.866 – Max. €3.564 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• Contractduur 12 maanden
• Minimaal aantal uren per week 32
• Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.

Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Voor deze vacature:

• De functie heeft een duur van 12 maanden, met de mogelijkheid tot verlenging met 1 jaar. Het betreft een fulltime functie (5 dagen per week), maar minder dagen zijn bespreekbaar.
• Wel is aanwezigheid op dinsdag en woensdag vereist. Je valt onder het MT-lid/directiesecretaris.
• De selectiegesprekken vinden plaats op 8 mei 2025 op ons kantoor in Den Haag.
• De dinsdag is de vaste teamdag op kantoor.
• Afhankelijk van het werkrooster en het aantal uren wordt gekeken naar de mogelijkheid om thuis te werken.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.

Algemeen:

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• We streven ernaar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
• De mogelijkheid tot hybride werken verschilt per functie/afdeling.
• Wil je de vacature later nog eens teruglezen, bijvoorbeeld voor je sollicitatiegesprek? Vergeet dan niet om de tekst te downloaden en op te slaan.
• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.