Ambtelijk secretaris

Als ambtelijk secretaris ben je een belangrijke ondersteunende kracht voor de ondernemingsraad (OR) en eventuele onderdeelcommissies. Je biedt zowel organisatorische als inhoudelijke ondersteuning, waardoor de OR haar werkzaamheden effectief en zorgvuldig kan uitvoeren. Je werkt nauw samen met het dagelijks bestuur van de OR en maakt deel uit van het bestuursbureau, waar je functioneel en hiërarchisch valt onder de bestuurssecretaris.Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van vergaderingen, de verslaglegging en opvolging van besluiten, en je bent aanspreekpunt voor uiteenlopende zaken rondom de medezeggenschap. Met jouw nauwkeurigheid, organisatorisch talent en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen zorg je voor continuïteit en kwaliteit in het werk van de OR.

Taken en verantwoordelijkheden

• Inhoudelijke en organisatorische ondersteuning: Je ondersteunt het dagelijks bestuur van de OR en commissies bij hun werkzaamheden door relevante informatie te verzamelen, verwerken en waar nodig toe te lichten.
• Voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen: Je stelt samen met de voorzitter de agenda op voor OR-vergaderingen, verspreidt deze onder de leden, en zorgt voor een heldere verslaglegging en opvolging van gemaakte afspraken.
• Bewaken van voortgang en communicatie: Je bewaakt de voortgang van besluiten en acties, verzorgt correspondentie, beheert het OR-archief en stelt brieven, memo’s en andere stukken zelfstandig op en redigeert deze.
• Publicaties en verslaglegging: Je bent verantwoordelijk voor het opstellen en verspreiden van het jaarverslag en nieuwsbrieven, waarmee je bijdraagt aan de zichtbaarheid en transparantie van de OR.
• Overige ondersteuningstaken: Je adviseert het dagelijks bestuur gevraagd en ongevraagd, neemt deel aan de verkiezingscommissie voor OR-verkiezingen en bent aanspreekpunt bij de voorbereiding van overlegvergaderingen.

Je bent een nauwkeurige en betrokken professional met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en medezeggenschap. Je weet je schriftelijk en mondeling helder uit te drukken, schakelt makkelijk tussen verschillende gesprekspartners en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Dankzij jouw kennis van wet- en regelgeving en ervaring met medezeggenschapsprocessen ben je een betrouwbare gesprekspartner voor de ondernemingsraad. Je combineert organisatiesensitiviteit met integriteit en werkt gestructureerd, ook onder druk.

Je hebt:

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een relevante richting.
• Aantoonbare kennis van medezeggenschap, inclusief relevante wet- en regelgeving.
• Vaardig in documentverwerking, archivering en het werken met digitale systemen.

Naast deze eisen herken jij jezelf in de volgende eigenschappen:

• Communicatief sterk, sociaal vaardig en klantgericht.
• Stressbestendig, flexibel en in staat prioriteiten te stellen.
• Gericht op samenwerking, met oog voor de organisatiecontext en voortgangsbewaking.

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI

• Salarisniveau - min. Schaal 08 - max. Schaal 08
• Maandsalaris - min. €3.246,00 - max. €4.340,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 16
• Maximaal aantal uren per week - 16

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Veldzicht is een rookvrije organisatie. Wij ondersteunen patiënten en medewerkers optimaal om rookvrij te leven. Samen op weg naar een Rookvrije Generatie!
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.