Executive Assistant (m/w/d)

Livion ist eine moderne Praxis für plastische und ästhetische Chirurgie im Herzen von Hamburg am Neuen Wall. Unser Leistungsspektrum reicht von ästhetischen Eingriffen für Gesicht und Körper bis hin zu sanften, nicht-invasiven Behandlungen wie Filler- und Lasertherapien. Mit unserer innovativen Power Infusion Therapy vereinen wir Schönheit und Gesundheit unter einem Dach und bieten unseren Patienten ganzheitliche Behandlungen auf höchstem Niveau.

Wir suchen ab sofort eine/n Executive Assistant (m/w/d)

Reputationsmanagement & Kommunikation

• Monitoring und Management von Online-Bewertungen (Google, Jameda etc.)


• Entwicklung von Strategien zur aktiven Einholung positiven Patientenfeedbacks


• Professionelle Reaktion auf negative Bewertungen zur Wahrung des Praxisimages

Personalmanagement & Recruiting

• Identifikation von Personalbedarf in Abstimmung mit der Praxisleitung


• Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen


• Koordination des gesamten Recruitingprozesses inkl. Bewerbermanagement, Vorstellungsgespräche und Auswahlverfahren


• Erstellung von Arbeitsverträgen


• Organisation von Schulungen, Feedback-Gesprächen und Jahresgesprächen


• Pflege der Personalakten, Zeiterfassung & Kontrolle von Zeitkonten


• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende bei arbeitsrechtlichen und organisatorischen Fragen

Administrative Aufgaben & Office-Management

• Planung und Koordination von Terminen und Reisen für die Geschäftsführung


• Vorbereitung von Unterlagen, Schreiben und Präsentationen


• Dokumentenmanagement & Vertragsorganisation


• Rechnungsprüfung und Überweisungsmanagement, Kontrolle von Konten


• Vorbereitung der Buchhaltung und Schnittstelle zur Steuerberatung


• Kommunikation und Abstimmung mit externen Partner:innen


• Pflege und Strukturierung interner Ordnungs- und Ablagesysteme

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich BWL


• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position – idealerweise im medizinischen Umfeld


• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Hands-on-Mentalität und Verantwortungsbewusstsein


• Souveränität im Umgang mit sensiblen Daten und Diskretion


• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift auf deutsch und englisch


• Sicherer Umgang mit MS Office

• Attraktive Vergütung


• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag


• Zuschuss für das hvv Deutschlandticket


• Mitarbeiterrabatt auf unsere hochwertigen Dienstleistungen


• Ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum mit hoher Eigenverantwortung


• Ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld


• Direkte Zusammenarbeit mit der Praxisleitung


• Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildung


• Kostenlose Getränke, Obst & Snacks zur Verfügung


• Gute Verkehrsanbindung für eine komfortable Erreichbarkeit


• Regelmäßige Firmenevents zur Förderung des Teamgeists

Sind Sie bereit Teil unseres Teams zu werden?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Schicke deine Unterlagen (Lebenslauf, Anschreiben und relevante Zeugnisse ) per E-Mail.