Retention Specialist

Join our Vida Medical Centers' Retention Team, now with 1 position available at the new corporate location in Miami Lakes. Vida Medical Centers offers competitive benefits, including paid time off, paid holidays, and performance bonuses. This full-time position requires a minimum of 1 year of experience in Sales, Retention, or Customer Service within a medical setting.

The Retention Specialist plays a critical role in improving patient satisfaction, engagement, and retention. This position requires a high level of professionalism, empathy, and problem-solving skills. You will serve as a liaison between patients and internal departments to ensure a seamless patient experience, resolve concerns, and promote continued care with Vida Medical Centers. Job duties include, but are not limited to:

• Build and maintain positive relationships with patients and team members.
• Conduct member satisfaction calls and act as a patient advocate.
• Address and resolve patient concerns, complaints, and service issues in a timely and professional manner.
• Answer incoming calls from patients, vendors, insurance companies, and other medical facilities.
• Ensure proper patient identification by confirming full name and date of birth during all interactions.
• Verify patient insurance eligibility and identify potential lapses or terminations.
• Assist patients with scheduling, rescheduling, canceling, and confirming appointments and transportation (if applicable).
• Collaborate with internal departments such as Marketing, Referrals, Medical Records, Pharmacy, and Front Desk to resolve patient concerns.
• Utilize EMR systems to document patient interactions, track history, and manage communications.
• Monitor and respond to calls, emails, faxes, and EMR messages in a timely manner.
• Report errors, incidents, or discrepancies to leadership as needed.
• Provide accurate information regarding services and guide patients to the most appropriate care options.
• Escalate unresolved issues to supervisors when necessary.
• Maintain strict patient confidentiality and adhere to HIPAA regulations at all times.
• Participate in trainings, meetings, and support team initiatives as required.

Qualifications & Skills Required:

• Minimum 1 year of experience in Sales, Retention, Customer Service, or healthcare setting.
• Strong communication and interpersonal skills.
• Excellent listening skills with the ability to handle difficult or emotional situations.
• Strong attention to detail and organizational skills.
• Proficiency in EMR systems and basic computer skills.
• Knowledge of medical terminology preferred.
• Ability to multitask in a fast-paced environment.
• Problem-solving mindset with a patient-focused approach.
• Professional demeanor, reliability, and strong work ethic.
• Ability to remain calm under pressure.
• Bilingual (English/Spanish) preferred.
• Must be punctual and flexible.

This position requires AHCA Level 2 background screening. Learn more: https://info.flclearinghouse.com

¡Únete al equipo de Retención de Vida Medical Centers! Actualmente contamos con 1 posición disponible para el puesto de Retention Specialist en nuestra nueva sede corporativa en Miami Lakes. Vida Medical Centers ofrece excelentes beneficios, incluyendo tiempo libre remunerado, días feriados pagos y bonos por desempeño.Esta es una posición a tiempo completo que requiere un mínimo de 1 año de experiencia en ventas, retención o servicio al cliente, preferiblemente en el área de salud.

El/la Especialista en Retención desempeña un papel clave en la satisfacción y fidelización de los pacientes. Este rol requiere un alto nivel de empatía, profesionalismo y habilidades para la resolución de problemas. Actuará como enlace entre los pacientes y los diferentes departamentos para asegurar una experiencia positiva y continua. Las responsabilidades del puesto incluyen, pero no se limitan a:

• Establecer y mantener relaciones positivas con pacientes y miembros del equipo.
• Realizar llamadas de satisfacción y actuar como defensor del paciente.
• Atender y resolver inquietudes, quejas o problemas de los pacientes de manera oportuna.
• Contestar llamadas de pacientes, proveedores, compañías de seguros y otras instituciones médicas.
• Verificar la identidad del paciente solicitando nombre completo y fecha de nacimiento en cada interacción.
• Verificar elegibilidad de seguros e identificar posibles terminaciones de cobertura.
• Asistir con la programación, cancelación y confirmación de citas y transporte (si aplica).
• Colaborar con departamentos internos como Marketing, Referidos, Récords Médicos, Farmacia y Front Desk.
• Utilizar sistemas EMR para documentar interacciones y dar seguimiento a los casos.
• Monitorear y responder llamadas, correos electrónicos, faxes y mensajes de EMR de manera oportuna.
• Reportar errores, incidentes o irregularidades a supervisión.
• Brindar información clara y precisa sobre los servicios y orientar al paciente según sus necesidades.
• Escalar situaciones complejas cuando sea necesario.
• Mantener la confidencialidad del paciente y cumplir con las regulaciones de HIPAA.
• Participar en entrenamientos y reuniones del equipo.

Calificaciones y Habilidades Requeridas:

• Mínimo 1 año de experiencia en ventas, retención, servicio al cliente o entorno de salud.
• Excelentes habilidades de comunicación e interacción interpersonal.
• Habilidad para manejar situaciones difíciles con empatía y profesionalismo.
• Gran atención al detalle y habilidades organizativas.
• Conocimiento de sistemas EMR y manejo básico de computadoras.
• Conocimiento de terminología médica (preferido).
• Capacidad para trabajar en un ambiente dinámico y multitarea.
• Habilidad para resolver problemas y enfoque en el paciente.
• Conducta profesional y confiabilidad.
• Bilingüe (inglés/español) preferido.
• Puntualidad y flexibilidad.

Este puesto requiere una verificación de antecedentes de Nivel 2 de AHCA. Obtenga más información: https://info.flclearinghouse.com

Job Type: Full-time

Pay: From $16.00 per hour

Work Location: In person

Salary : $16