Bilingual Legal Assistant / Receptionist (Spanish Required)

The Law Office of Guillermo Valdeón is seeking a Bilingual Legal Assistant / Receptionist to join our immigration law team. The ideal candidate is fluent in Spanish and English, organized, professional, and comfortable working in a fast-paced environment. You’ll play a key role in helping clients, managing files, handling front desk operations, and assisting the attorney and paralegals with daily casework.

Responsibilities:

• Answer phone calls and greet clients in a professional and friendly manner.
• Manage the front desk and reception area, ensuring clients feel welcomed and assisted promptly.
• Schedule appointments and maintain an organized calendar.
• Confirm appointments, follow up with potential clients, and manage daily intake inquiries.
• Assist clients by collecting documents and providing case updates.
• Prepare and organize immigration forms and supporting evidence under attorney supervision.
• Maintain client files (both paper and digital).
• Manage incoming and outgoing mail, emails, and correspondence.
• Process payments, issue receipts, and maintain accurate records when needed.
• Use Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Gmail, Calendar, etc.) efficiently.
• Keep the office organized, stocked, and presentable for clients.
• Support general office, receptionist, and administrative duties as needed.

Requirements:

• Fluent in Spanish (required) and proficient in English (preferred).
• Strong communication and customer service skills.
• Excellent computer skills — must know how to use Google Workspace and navigate new systems without assistance.
• Detail-oriented, organized, and dependable.
• Able to handle a high-paced environment and multitask under pressure.
• Professional appearance and positive attitude.
• Prior experience in an office, receptionist, or legal setting is a plus (but not required — we will train the right person).
• Willingness to learn and grow with the firm.

Benefits:

• Friendly and professional work environment.
• Opportunity to learn and grow in the field of immigration law.
• Paid training provided.

Background check may be required for final candidate.

La Oficina del Abogado Guillermo Valdeón está buscando un(a) Asistente Legal Bilingüe / Recepcionista para unirse a nuestro equipo de inmigración. La persona ideal debe dominar español e inglés, ser organizada, profesional y sentirse cómoda trabajando en un ambiente dinámico y de ritmo acelerado. Tendrá un papel clave ayudando a clientes, administrando archivos, manejando la recepción y asistiendo al abogado y a los paralegales con el trabajo diario de los casos.

Responsabilidades:

• Contestar llamadas telefónicas y recibir a los clientes de manera profesional y amable.
• Manejar la recepción y el área de entrada, asegurando que los clientes se sientan bienvenidos y atendidos con prontitud.
• Agendar citas y mantener un calendario organizado.
• Confirmar citas, dar seguimiento a clientes potenciales y manejar consultas diarias de nuevos casos.
• Asistir a los clientes recolectando documentos y proporcionando actualizaciones de sus casos.
• Preparar y organizar formularios de inmigración y evidencia de respaldo bajo la supervisión del abogado.
• Mantener archivos de clientes tanto físicos como digitales.
• Manejar correspondencia entrante y saliente, correos electrónicos y documentos.
• Procesar pagos, emitir recibos y mantener registros precisos cuando sea necesario.
• Utilizar eficientemente Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Gmail, Calendar, etc.).
• Mantener la oficina organizada, abastecida y presentable para los clientes.
• Apoyar con tareas generales de oficina, recepción y administración según sea necesario.

Requisitos:

• Dominio del español (requerido) y buen manejo del inglés (preferido).
• Excelentes habilidades de comunicación y servicio al cliente.
• Excelente manejo de computadoras — debe saber usar Google Workspace y adaptarse a nuevos sistemas sin asistencia.
• Persona detallista, organizada y responsable.
• Capacidad para trabajar en un ambiente acelerado y manejar múltiples tareas bajo presión.
• Apariencia profesional y actitud positiva.
• Experiencia previa en oficina, recepción o ambiente legal es una ventaja (no requerida; capacitaremos a la persona adecuada).
• Disposición para aprender y crecer con la firma.

Beneficios:

• Ambiente de trabajo profesional y agradable.
• Oportunidad de aprender y crecer en el campo de la ley de inmigración.
• Entrenamiento pagado.

Verificación de antecedentes puede ser requerida para el candidato final.

Job Type: Full-time

Base Pay: From $16.00 per hour

Benefits:

• Paid time off

Work Location: In person

Salary : $16