Coordonateur(rice) accueil service

Coordonnateur(trice) accueil service

Concession : Park Avenue Audi

Département : Service / Accueil / Véhicules de prêt

Sommaire du rôle

Le ou la titulaire du poste agit comme point central de coordination entre la clientèle, les conseillers, l’atelier, les valets et la direction du service.

Cette personne est responsable de l’expérience d’accueil ainsi que de la gestion opérationnelle, administrative et financière de la flotte de véhicules de prêt. Elle veille à optimiser l’utilisation et la rotation des véhicules, à récupérer les revenus applicables, à contrôler les coûts et à assurer une expérience client conforme aux standards haut de gamme de Park Avenue Audi et de l’expérience client GPA 3.0.

Responsabilités principales

Gestion, optimisation et rentabilité de la flotte

• Planifier et gérer les disponibilités, les réservations, les départs et les retours des véhicules afin de maximiser l’utilisation de la flotte, d’éviter les conflits de réservation et de répondre efficacement aux besoins de l’atelier.
• Évaluer les besoins en véhicules de prêt selon les rendez-vous, la durée prévue des réparations et l’évolution des dossiers en cours.
• Optimiser la rotation de la flotte afin de réduire les périodes d’inutilisation, les coûts d’immobilisation et les dépenses non récupérées.
• Assurer la disponibilité de véhicules propres, sécuritaires, fonctionnels et conformes aux standards de l’entreprise.
• Coordonner les lavages, les entretiens, les réparations, les changements de pneus et les immatriculations.
• Retirer temporairement de la flotte tout véhicule non conforme, non sécuritaire ou nécessitant une intervention.
• Coordonner le retrait et le remplacement des véhicules arrivés à la fin de leur cycle d’utilisation afin d’optimiser le renouvellement de la flotte et les occasions de revente.
  
  

Contrôle financier et récupération des revenus

• Maximiser la récupération des frais facturables et assurer la perception ainsi que le suivi des sommes dues.
• Identifier et documenter les frais liés notamment au carburant, au kilométrage excédentaire, aux dommages, aux contraventions, aux péages et aux retards.
• Présenter, offrir et vendre les protections ou assurances applicables aux véhicules de prêt.
• Transmettre rapidement les renseignements nécessaires à la facturation et vérifier que chaque contrat est complet, fermé et facturé correctement.
• Assurer le suivi des montants à récupérer auprès des clients, des assureurs et des partenaires.
• Contrôler les dépenses associées à la flotte, signaler toute variation inhabituelle et contribuer à la réduction des pertes financières.
• Produire des suivis réguliers sur l’utilisation de la flotte, les revenus, les dépenses et les dossiers en attente.
  
  

Accueil et expérience client GPA 3.0

• Accueillir les clients avec courtoisie, professionnalisme et efficacité, identifier rapidement leurs besoins et les diriger vers la personne appropriée.
• Agir comme point de contact central et comme pivot de l’équipe dans la gestion des demandes, des appels entrants et des attentes de la clientèle.
• Assurer la livraison des véhicules de prêt et expliquer clairement leur fonctionnement, les protections offertes ainsi que les conditions d’utilisation applicables.
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers clients jusqu’à leur résolution ou à la remise du véhicule réparé.
• Gérer les attentes de la clientèle et assurer l’escalade rapide des situations complexes, sensibles ou nécessitant une attention particulière.
• Veiller à la satisfaction de la clientèle lors de la prise en charge, de l’utilisation et du retour des véhicules de prêt.
  
  

Gestion des contrats, inspections et conformité

• Préparer les contrats et s’assurer que tous les renseignements, documents et signatures requis sont obtenus conformément aux normes.
• Vérifier la validité des permis de conduire, des renseignements personnels et des documents exigés avant la remise d’un véhicule.
• Effectuer les inspections de départ et de retour avec les clients et documenter le kilométrage, le niveau de carburant, l’état du véhicule et tout dommage constaté.
• Maintenir des dossiers complets, précis et à jour concernant les clients, les véhicules, les réservations et les contrats.
• Assurer le respect des politiques d’utilisation, des exigences d’assurance, des procédures internes et des normes de sécurité.
• Effectuer les conciliations et les vérifications nécessaires afin d’assurer l’exactitude des données, des contrats et de la facturation.
  
  

Coordination opérationnelle et amélioration continue

• Collaborer étroitement avec les conseillers, les valets, l’atelier et la direction afin d’assurer l’avancement des dossiers et de réduire les délais d’immobilisation.
• Coordonner la transition entre la prise en charge du véhicule du client, la remise du véhicule de prêt et le retour du véhicule réparé.
• Communiquer rapidement tout changement pouvant affecter une réservation, l’avancement d’un dossier ou l’expérience du client.
• Optimiser les procédures internes afin d’améliorer l’efficacité, la rentabilité et la qualité de la gestion de la flotte.
• Participer à l’implantation de nouveaux outils, processus ou méthodes de gestion.
• Soutenir l’équipe du service lors des périodes de fort achalandage.
• Exécuter toute autre tâche connexe selon les besoins et les consignes de la direction.
  
  

Note : Toute autre tâche connexe ainsi que tout accompagnement lié à la gestion et aux activités cléricales du département du service peuvent également s’appliquer selon les besoins de l’organisation.