Supervisor de oficina

Resumen

El Supervisor de Oficina dirige, administra, supervisa y apoya todos los aspectos de las funciones administrativas, así como también apoya a la Gestión de Operaciones en su área de responsabilidad. Por lo general, admite al menos una cuenta de cliente y tiene al menos 2 miembros del personal de CSR responsables y reportando al Gerente General.

Responsabilidades

• Supervisa al personal administrativo/de RSC en el día a día, normalmente más de dos empleados.
• Se comunica estrechamente con el personal de servicio al cliente para garantizar el mantenimiento de un alto nivel de satisfacción del cliente a través de comunicaciones abiertas con los clientes, las operaciones y la alta dirección.
• Distribuir los procedimientos y garantizar la capacitación adecuada para el personal apropiado después de que se hayan identificado los procedimientos iniciales de la cuenta.
• Dirige todas las actividades de cuentas por pagar, incluido el proceso de solicitud de compra y el proceso de comprobantes pagaderos de acuerdo con los estándares corporativos emitidos.
• Coordina las actividades de cuentas por cobrar con el Departamento de Cuentas por Cobrar Corporativa. Esto incluirá esfuerzos de cobro de cuentas por cobrar y revisión de problemas/errores de facturación.
• Garantiza que los cierres de fin de semana y mes estén completos. Esto incluirá la capacitación de una persona de respaldo responsable del mismo.
• Produce informes contables de fin de mes y Flash dentro del límite de tiempo establecido por el cronograma de entregas de Contabilidad.
• Coordina los esfuerzos de fin de mes para garantizar que las facturaciones transaccionales y accesorias se completen con precisión.
• Produce Flash semanal y Interfaz de Cuentas por Cobrar.
• Produce un informe de revisión de P&L.
• Asegurar la capacitación cruzada del personal administrativo en los informes mensuales.
• Ayuda en auditorías manuales corporativas y de instalaciones para garantizar el cumplimiento de las instalaciones.
• Dirige todos los esfuerzos de preparación de nómina y garantiza que los controles de nómina sean precisos y puntuales. Esto incluye el cumplimiento de la política de nómina.
• Mantiene todos los registros de nómina de manera confidencial y organizada.
• Responsable de las funciones administrativas de recursos humanos, como introducir cambios salariales, proceso de despido, recopilación de datos de nuevos empleados, seguimiento de PTO y procesamiento de formularios de disciplina progresiva.
• Lleva a cabo el proceso de salida del personal administrativo y por horas (cuando corresponda).
• Audita y garantiza que se mantenga una copia de seguridad adecuada para el inventario de los clientes y las transacciones de facturación.
• Garantiza que los documentos transaccionales y de respaldo se realicen correctamente y que se mantenga un registro organizado de los elementos almacenados.
• Audita los registros de actividad semanales para garantizar que se produzcan estadísticas diarias precisas.
• Coordina la distribución de materiales corporativos según sea necesario.
• Asiste al Gerente General en el desarrollo de cronogramas de vacaciones, cronogramas de trabajo y cronogramas de revisión anual.
• Asegúrese de que se complete una copia de seguridad del WMS (si es necesario) y se retire del sitio diariamente.
• Identifica áreas de oportunidad de mejora de procesos mediante la revisión de SOP.
• Garantiza que se mantengan los niveles adecuados de los suministros necesarios.
• Garantiza que el correo se maneje de manera acelerada.
• Garantizar el mantenimiento de los equipos de telecomunicaciones.
• Garantiza saludos telefónicos y brinda asistencia de forma profesional y constante.
• Garantiza que la política de seguridad para los visitantes se maneje correctamente: se sigue el inicio de sesión, se emiten y recogen credenciales al cerrar sesión.
• Garantiza que la entrada de datos sea precisa.
• Realiza tareas o proyectos según sea necesario por el Gerente General.
  
  

Calificaciones

• Se requiere diploma de escuela secundaria, se prefiere título de asociado
• Al menos 2-4 años de experiencia en supervisión.
• Experiencia en centro de distribución/cumplimiento, preferiblemente
• Aplicaciones informáticas que utilizan software basado en MS Office.
• Habilidades medibles de servicio al cliente.
• Aplicaciones informáticas que utilizan software basado en MS Office.
• Debe ser flexible para adaptarse a entornos cambiantes.
• Debe trabajar dentro de la naturaleza confidencial del puesto.
• KRONOS, experiencia en sistemas de nómina
• Excelentes habilidades analíticas y matemáticas.
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
• Se prefiere experiencia en recursos humanos.
• Se prefiere bilingüe (español), no es obligatorio.
• Capacidad y disponibilidad para trabajar en horarios irregulares o extendidos, incluidas noches, fines de semana y feriados, según lo necesite el cliente.
• Caminar dentro de las instalaciones y por el área con cierta frecuencia; Las instalaciones tienen más de un cuarto de milla de largo.
• Expuesto a niveles mínimos de ruido, condiciones de iluminación y cierta variación de temperatura y capaz de acceder a todas las áreas del edificio sin limitaciones.
  
  

Empleador que ofrece Igualdad de Oportunidades/Veteranos Protegidos/Individuos con Discapacidades

El contratista no despedirá ni discriminará de ninguna otra manera a los empleados o solicitantes porque hayan preguntado, discutido o revelado su propio salario o el salario de otro empleado o solicitante. Sin embargo, los empleados que tienen acceso a la información de compensación de otros empleados o solicitantes como parte de sus funciones laborales esenciales no pueden revelar el salario de otros empleados o solicitantes a personas que de otro modo no tendrían acceso a la información de compensación, a menos que la divulgación sea (a ) en respuesta a una queja o cargo formal, (b) en cumplimiento de una investigación, procedimiento, audiencia o acción, incluida una investigación realizada por el empleador, o (c) de conformidad con el deber legal del contratista de proporcionar información. 41 CFR 60-1.35(c)

Solicitantes del condado de Los Ángeles: La Compañía considerará a los solicitantes calificados, incluidos aquellos con antecedentes penales, de manera consistente con las leyes estatales y locales aplicables.

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