Executive Assistant

Die Stellenbeschreibungen können je nach deiner Sprachauswahl in mehreren Sprachen angezeigt werden. Was wir bieten: Bei Magna erwartet dich ein spannendes und dynamisches Arbeitsumfeld, in dem du dazu beitragen kannst, marktführende Automobiltechnologien zu entwickeln. Wir investieren in unser Personal und bieten ihm die Unterstützung und Ressourcen, die es benötigt, um erfolgreich zu sein. Als Mitglied unseres globalen Teams erwarten dich aufregende und vielfältige Aufgaben sowie ein breites Spektrum an Entwicklungsmöglichkeiten. Wir sind nämlich der Meinung, dass dein Karrierepfad genauso individuell sein sollte wie du selbst. Gruppenzusammenfassung: Das Produktportfolio von Magna Exteriors umfasst Zugangssysteme wie Heckklappen, Außenzierelemente, modulare Systeme, Front-End-Module einschließlich Stoßfängern, aktive aerodynamische Systeme und andere Leichtbaukomponenten für Pkw, Nutzfahrzeuge und andere Industriemärkte. Als weltweit anerkannter und innovativer Experte für vielfältige Fahrzeug-Außenausstattungen bietet Magna einen Komplettservice von der Werkstoffentwicklung und Planung bis hin zur Fertigung und Montage, um Automobilhersteller weltweit bei der Entwicklung eleganter, moderner Fahrzeuge zu unterstützen. Verantwortlichkeiten: REPORTS TO: Vice-President, Sales & Marketing POSITION SUMMARY: The Executive Assistant provides high-level administrative, planning, and coordination support to multiple functional leaders and executive team members, ensuring the efficient operation of key business activities and initiatives. This role requires exceptional organizational skills, discretion, and the ability to manage competing priorities in a fast-paced environment. The Executive Assistant acts as a trusted partner and liaison among business functions, supporting executive communications, event planning, meetings, travel coordination, and strategic projects while handling sensitive information with professionalism and confidentiality. ESSENTIAL DUTIES & RESPONSIBILITIES: Provide administrative and organizational support to multiple leaders and functional teams. Manage complex calendars, coordinate meetings, and arrange domestic and international travel as required. Prepare, review, and distribute correspondence, presentations, reports, and other business documents. Gather information and assist in developing executive-level presentations, communications, and meeting materials. Serve as a key point of contact for internal and external stakeholders, fostering professional and collaborative relationships. Coordinate department, leadership, customer, and employee events, including logistics, venue arrangements, catering, travel, communications, and on-site support. Assist with special projects and cross-functional activities as assigned. Prepare expense reports and assist with travel-related documentation and reimbursements. Track schedules, coordinate support coverage, and provide backup assistance across departments as needed. Maintain department inventories, office supplies, promotional materials, and event-related resources. Handle confidential information with discretion and ensure compliance with company policies and governance standards. Perform other duties and special assignments as required. The above is intended to describe the general content of and the requirements for the performance of this position. It is not to be construed as an exhaustive statement of duties, responsibilities, or requirements. QUALIFICATIONS: High school diploma or GED required; post-secondary education preferred. Proficiency with Microsoft Office Suite, including Outlook, Excel, PowerPoint, and Teams. Strong written, verbal, and interpersonal communication skills. Exceptional organizational, planning, and project coordination abilities. Ability to manage multiple priorities and deadlines with minimal supervision. Education/Experience: Minimum five (5) years of administrative experience supporting senior leaders or multiple business functions. Experience coordinating meetings, travel, events, and special projects. Demonstrated ability to maintain confidentiality and exercise sound judgment. Strong attention to detail and commitment to accuracy. Competencies: Ability to work independently while collaborating effectively across functions. Strong business acumen and problem-solving skills. Adaptability and flexibility in a dynamic environment. Customer-service mindset and professional presence. Physical Demands/Work Environment - Normal amount of sitting or standing, average mobility to move around an office environment, able to conduct normal amount of work at a computer, may require local, domestic and international travel. This position will be located out of Troy MI, or remote with a travel requirement. Bewusstsein. Einheit. Stärkung. Wir bei Magna sind davon überzeugt, dass eine vielfältige Belegschaft für unseren Erfolg entscheidend ist. Deshalb sind wir stolz darauf, ein Arbeitgeber der Chancengleichheit zu sein. Wir stellen auf der Grundlage von Erfahrung und Qualifikation sowie unter Berücksichtigung der jeweiligen beruflichen Anforderungen ein, unabhängig von insbesondere Hautfarbe, Abstammung, Religion, Geschlecht, Herkunft, sexueller Orientierung, Alter, Staatsbürgerschaft, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität. Magna nimmt den Schutz deiner persönlichen Daten ernst. Wir raten dir davon ab, Bewerbungen per E-Mail zu senden, um die GDPR-Anforderungen und die des lokalen Datenschutzgesetzes zu erfüllen. Offenlegung zur KI-gestützten Vorauswahl Im Rahmen unseres Engagements für einen fairen, einheitlichen und effizienten Einstellungsprozess können wir Werkzeuge der künstlichen Intelligenz (KI) einsetzen, um bei der ersten Prüfung von Bewerbungen zu unterstützen, die über unser Workday-System eingereicht werden. Diese Werkzeuge helfen dabei, Qualifikationen und Erfahrungen zu identifizieren, die den Anforderungen der Stelle entsprechen. Bitte beachte, dass KI ausschließlich zur Unterstützung unserer Recruiter eingesetzt wird. Die endgültigen Entscheidungen werden immer vom Hiring Manager und dem Einstellungsteam getroffen. Wichtig: Keine Bewerberdaten werden über diese KI-Werkzeuge extern weitergegeben. Alle Informationen verbleiben sicher in unseren Systemen und werden gemäß unseren Datenschutzrichtlinien behandelt. Unter den Bedingungen des anwendbaren Rechts hast du möglicherweise das Recht, eine Erklärung darüber anzufordern, wie KI zur Unterstützung der Entscheidungsfindung eingesetzt wird. Wenn du Fragen oder Bedenken zu diesem Prozess hast, wende dich gerne an unser Talent Attraction Team. Mitarbeiterkategorie: Unbefristet Magna-Gruppe: Magna Exteriors Wir haben eine Zukunft vor Augen, in der wir ohne Grenzen leben und uns frei bewegen können. Deshalb entwickeln wir Technologien, Systeme und Konzepte, die Fahrzeuge sicherer und sauberer machen – für unsere Gesellschaft, den Planeten und vor allem uns Menschen. Bei Magna trägst du zur Elektrifizierung der Mobilität bei und arbeitest an der Zukunft der autonomen Fahrassistenz und anderen bahnbrechenden Technologien. Lass uns gemeinsam die Zukunft der Mobilität gestalten. Erfahre mehr über uns: Nachhaltigkeit Innovation Interview-Tipps