Inventory Control & Sample Room Coordinator

Position Overview

The Inventory Control & Sample Room Coordinator is a mission‑critical operational role responsible for the physical, financial, and system control of all inventory and samples within the showroom. This role protects working capital, gross margin, and brand standards by ensuring samples and inventory are accurately tracked, properly used, and aligned with active sales opportunities. In a luxury showroom, samples are a sales tool—but unmanaged samples become a profit leak. This role exists to ensure discipline, visibility, and accountability across inventory and sample activity. 

Reporting Structure 

• Reports to: Operations Manager / General Manager 
• Works closely with: 
• Inside Sales Representatives 
• Outside Sales Representatives 
• Showroom Manager 
• Accounting (AP / AR) 
• Logistics & Customs Brokers 
• Vendor Partners 

Core Responsibilities 

Sample Room Ownership (Primary Responsibility) 

• Maintain complete control of all sample assets, including: 
• Fabric and wall covering books 
• Furniture and lighting samples or mockups 
• Rug samples and strike‑offs 
• Finish chips, materials, and art samples 
• Ensure all samples are: 
• Logged in CRM or inventory system 
• Clearly labeled by vendor, collection, and status 
• Stored and displayed to luxury showroom standards 
• Track sample lifecycle from receipt to return, conversion, or retirement 

 Inventory Control & Accuracy 

• Maintain accurate records for: 
• Saleable inventory 
• Consignment inventory 
• Non‑sale sample inventory 
• Perform routine cycle counts and reconciliations 
• Investigate and resolve discrepancies promptly 
• Prevent shrinkage, loss, or unauthorized sample removal 

Sample Request, Approval & Tracking 

• Enforce the rule that no samples are ordered or released without an active CRM opportunity 
• Verify approvals for: 
• Sample ordering 
• Sample import 
• Sample cost recovery fees or deposits 
• Coordinate ordering, receiving, logging, and distribution of samples 
• Track turnaround times and overdue samples 

Import, Duty & Cost Control 

• Track all costs related to sample imports, including: 
• International and domestic freight 
• Customs duties 
• Brokerage and port fees 
• Crating and handling 
• Coordinate with Accounting to: 
• Code costs correctly 
• Allocate costs to projects or recovery accounts 
• Support sample duty recovery or write‑off procedures 

CRM & Systems Discipline (Non‑Negotiable) 

• Ensure all sample and inventory activity is documented in CRM 
• Maintain accurate data for: 
• Sample status and location 
• Associated client or designer 
• Cost exposure and recovery status 
• Conversion to order 
• Reject informal, off‑system sample handling

Collaboration with Sales & Showroom Teams 

• Support Inside and Outside Sales with: 
• Sample pulls and presentations 
• Designer meetings and showroom visits 
• Sample returns and follow‑up 
• Educate sales teams on: 
• Sample availability lead times 
• Cost recovery policies 
• Act as the gatekeeper for disciplined sample usage 

Showroom Presentation & Standards 

• Maintain a clean, organized, and brand‑appropriate sample room 
• Coordinate periodic sample room resets and audits 
• Remove discontinued, damaged, or outdated samples promptly 
• Support showroom merchandising initiatives 

Reporting & KPIs 

• Prepare regular reports on: 
• Sample inventory levels and utilization 
• Sample cost recovery vs expense
• Sample‑to‑order conversion rates
• Inventory accuracy 
• Escalate risks related to excess sample spending or low conversion 

Key Performance Indicators (KPIs) 

• Inventory accuracy percentage 
• Sample shrinkage or loss rate 
• Sample‑to‑order conversion rate 
• Average sample turnaround time 
• Sample cost recovery percentage 
• CRM compliance for inventory and samples 

Required Skills & Qualifications 

• 3 years experience in inventory control, showroom operations, or logistics (luxury or design trade preferred) 
• Strong organizational and process discipline 
• Experience with CRM and inventory systems 
• Working knowledge of imports, freight, and customs (preferred) 
• High attention to detail and follow‑through 

Personal Attributes 

• Highly organized and methodical 
• Assertive but professional 
• Detail‑oriented and accountability‑driven 
• Brand‑conscious with a luxury mindset 
• Comfortable enforcing standards across teams 

Work Environment & Expectations 

• Full‑time, showroom‑based role 
• Physically active (handling samples and materials) 
• Occasional after‑hours support for events or installs 
• Professional appearance consistent with luxury showroom standards 

Compensation & Growth 

• Competitive hourly 
• Growth potential into Operations, Showroom Management, or Inventory 
• Leadership 

A Final Word 

This role protects cash, margin, and credibility. In luxury showrooms, uncontrolled 

samples quietly erode profitability. 

• Samples don’t sell themselves—systems do.