What are the responsibilities and job description for the Administrative Assistant position at Charles River Laboratories, Inc.?
Durante casi 75 anos, los empleados de Charles River han trabajado juntos para ayudar en el descubrimiento, el desarrollo y la fabricacion segura de nuevas terapias con farmacos. Cuando se une a nuestra familia, tendra un impacto significativo en la salud y el bienestar de las personas en todo el mundo. Ya sea que su experiencia sea en ciencias de la vida, finanzas, TI, ventas u otra area, sus habilidades desempenaran un papel importante en el trabajo que realizamos. A cambio, te ayudaremos a construir una carrera que puedas sentirte apasionada.
Knowledge/ Education / Previous Experience Required
A degree or equivalent experience required.
Has professional written and verbal communication skills in English and Spanish.
Advance/expert level in various software programs including but not limited to Teams, Outlook, Word, Excel
Other Job-Related Skills/Background
Excellent prioritization and problem-solving skills
Experience dealing with highly confidential information; manage confidential information with absolute discretion and respect.
Good communication and organizational skills with ability to interact well with all levels of management and staff (internal and external)
Demonstrated proficiency, confidence, and discretion in interpersonal and team skills to interface internally and externally with personnel from all levels and geographies of a global company with flexibility in working style.
Organized with strong attention to details.
Professional oral and written communication skills
Accountability for own actions
Able to work independently as well as in a team.
Conscientious and high-quality delivery of work even when under pressure
Additional Info:
Part time - 20 hours per week. Flexible start between 8-9am to 12-13pm.
Remote work on Mondays and Fridays
The candidate will support the organization of the Governing Board on a full time basis (2 days per year). A compensatory day off will be granted for each 8 hours/day.
Accountability for own actions
At least 15 calendar days of vacation must be taken during July-August.
The service has no defined end date; therefore, the position can initially be presented as permanent, although the employment contract will include the applicable probation period.
Key Responsibilities
Provide administrative and organizational support to the Open Lab Team
Arrange TCOLF Governing Board F2F meetings logistic (average 2 / year) including: outlook invitations, booking meeting room, restaurant, taxis, coffees, etc.)
Coordinate Open Lab fellows' arrivals and leavings with Relocation Spain, as well as welcoming tasks (bank account, Town Hall registration, etc.). Manage issues related to TCOLF pool of flats.
Coordinate Open Lab fellows' customer incorporation activities: laptop picking up from IT, arrange documentation for the access cards, arrange access to shared areas, Spanish lessons, locker keys, etc.
Arrange customer internal requirements when Open Lab fellows leave: update IT laptop stock (ticket) in coordination with IT Dept., give back access cards to Security Dpt., give back locker keys, etc.
Request to the Home Institution Principal Investigators and Open Lab fellows 3 times/year the Four Monthly Reports and follow up to receive them on time.
Upload Open Lab final report to the long-term repository.
Upload job advertising, publications, etc. in TCOLF LinkedIn
Update content in TCOLF Webpage
Arrange Open Lab Seminars (four/year): including outlook invitations, booking Auditorium, request title, abstract and bios from speakers.
Arrange Monthly scientific seminar: outlook invitations, booking meeting rooms, etc.
Organize scientific and operational closing meetings for Open Lab projects.
Inform Global Health Medicines R&D unit admin support regarding Open Lab newcomers and leavings to have Open Lab distribution lists updated.
Acerca de Charles River
Charles River es una organizacion de investigacion por contrato (CRO) en fase temprana. Hemos ampliado nuestra oferta sobre la base de la medicina y ciencia con animales de laboratorio para desarrollar una cartera diversificada de servicios de descubrimiento y evaluacion de la seguridad, tanto por medio de buenas practicas de laboratorio (GLP) como sin ellas, para apoyar a los clientes desde la identificacion de los objetivos hasta el desarrollo preclinico. Charles River tambien proporciona una serie de productos y servicios para apoyar las necesidades de pruebas de laboratorio clinico y actividades de fabricacion de nuestros clientes. El uso de esta extensa cartera de productos y servicios permite a nuestros clientes para crear un modelo mas flexible de desarrollo de farmacos, lo cual reduce sus costes y mejora su productividad y eficacia, logrando asi incrementar la velocidad con la que llega al mercado.
Con mas de 20,000 empleados en 90 centros de 20 paises alrededor del mundo, nos encontramos posicionados estrategicamente para coordinar recursos internacionalmente y aplicar perspectivas multidisciplinarias de modo de resolver los desafios unicos de nuestros clientes. Nuestra base de clientes incluye companias farmaceuticas globales, companias de biotecnologia, agencias del gobierno, asi como hospitales e instituciones academicas alrededor del mundo.
En Charles River, sentimos pasion con respecto al rol que cumplimos en mejorar la calidad de vida de las personas. Nuestra mision, nuestra ciencia de excelencia y nuestro fuerte sentido de proposito nos guia en todo lo que hacemos, y afrontamos cada dia sabiendo que nuestro trabajo ayuda a mejorar la salud y el bienestar de muchas personas alrededor del mundo. Hemos apoyado con orgullo el desarrollo de ~85 % de los farmacos aprobados por la FDA en 2021.
En Charles River Laboratories, reconocemos y contratamos a todos los talentos. Somos una empresa comprometida con el principio de la diversidad y la inclusion y trabajamos diariamente en esta direccion.
Charles River Espana esta comprometido con una politica a favor de la integracion y el empleo continuo de las personas con discapacidad. Todos nuestras vacantes estan abiertas a trabajadores con discapacidad y se les dara especial consideracion en los procesos de seleccion.
Para mas informacion, visite www.criver.com.