Customer Service Order Manager

GFL Environmental Services is looking for an experienced Customer Service Order Manager for its Oil Refinery Business. This is a key role in the Refinery business unit interacting daily with external Customers, Refinery Operations, Sales, and Logistics staff. The role manages orders for refined products primarily focused on base oil and finished lubricants shipped from two refineries to customers located throughout North America. The key objective is to ensure all customer orders are fulfilled by GFL to the customer’s satisfaction. GFL is looking for an experienced professional to be the day-to-day representative with its oil customers’ Purchasing and Logistics staff. The successful person in this role will demonstrate a sense of ownership over received orders and actively engage various GFL departments to coordinate order shipments all the way through to order delivery. Throughout this process, the Customer Service Order Manager will keep customers apprised of order status changes while also expertly handling customer inquiries. Responsibilities: Receive, confirm, and schedule customer orders. Balance customer requested ship date, plant production, and truck or railcar availability. Actively interact with plant production and logistics staff to coordinate shipping schedules. Partner with Logistics to monitor inbound empty truck and railcar availability as well as outbound loaded truck and railcar shipments enroute to and at customer locations. Maintain and update the Order Book of all customer orders and shipments in coordination with other Customer Service Order Managers. Communicate directly with customers regarding order status and schedule updates. Serve as the central communications point between multiple GFL departments and the customers’ supply chain staffs. Provide customers with shipping documentation including Bill of Lading, Certificate of Analysis, truck Scale Tickets, Railcar Outage volumes, etc. Respond to all customer order inquiries. Work with Sales to implement all Pricing Updates in the system. Confirm accurate pricing on customer Purchase Orders. Provide all information promptly for accurate customer Invoicing. Team with Sales to prioritize customer orders during times of tight supply. Escalate higher level customer issues to Sales. Become familiar with customer order patterns and engage the customer or Sales when orders unexpectedly fall behind or ramp up. Handle minor Volume Discrepancies and Invoice Credit Requests. Alert customers if GFL-shipped trucks or railcars are not offloaded in a timely manner. Be aware of customer credit limits or late outstanding payments as notified by GFL Accounts Receivable. Assist in working with customer Purchasing and Accounts Payable departments on late payments. Assist Sales with monthly Forecasts by sharing customer reported information on upcoming order demand. Back up other Customer Service Order Managers while they are out on paid time off. Requirements & Experience: Prior Customer Service experience of 5-7 years minimum. Oil, lubricants, or energy industry experience preferred but not required. College undergraduate degree from an accredited university. An associate degree will be considered with work experience of at least 10 years. Prior work experience at a company with at least $250 million in annual revenue. Demonstrated work experience of effectively interacting with both external customers of various sizes and multi-functional internal departments. Demonstrated comfort and accuracy working with numbers. Skills: Outstanding ability to communicate clearly and concisely. Exceptional phone and email communication skills. A personal relationship cultivator with adept listening talent. Strong organizational ability. Proficiency accurately recording details and compiling supporting documentation pertaining to customer orders. A flexible mentality capable of easily juggling schedules in response to changing customer demands or operational constraints. Ability to remain calm with customers while facing customer complaints or timing pressures. Productive collaboration in scheduled multi-functional department planning meetings. Self-motivated individual capable of independently solving problems with minimal supervision. Proficient with Microsoft Excel, Word, Outlook, and corporate systems. #GFLTalent Nous vous remercions de l’intérêt que vous nous portez. Seuls seront contactés les candidats sélectionnés pour une entrevue. GFL Environmental est un employeur égalitaire et encourage les femmes, les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités visibles à se porter candidats. Nous souhaitons embaucher des personnes réunissant les caractéristiques de la diversité et issues de différents horizons. Nous sommes intimement convaincus que le talent d’envergure ne fait aucune distinction fondée sur le genre, les origines ethniques ou nationales, l’identité et l’orientation sexuelles, l’âge, la religion ou l’invalidité, et que le talent s’enrichit grâce à ces différences. GFL offre aux candidats en situation de handicap des mesures d’adaptation pendant tout le processus de recrutement. Si vous avez besoin de moyens d’adaptation, veuillez nous le faire savoir et nous tâcherons de répondre à vos besoins en collaboration avec vous. Current GFL Employees If you are an existing GFL employee and would like to search and apply to current job openings, please visit the internal GFL Jobs Hub. Son personnel, c’est ce que GFL a de plus précieux. C’est pourquoi nous sommes heureux que vous consultiez ce portail! Nous avons la volonté de vous offrir des perspectives professionnelles exceptionnelles, de laisser sur l’environnement une empreinte positive et d’aider nos employés à réaliser leurs ambitions personnelles. Nous entendons créer les emplois qui sauront vous attirer chez nous. GFL veille non seulement sur sa croissance, mais aussi sur la croissance de ses employés. Nous savons que tous nos employés ont le potentiel de faire ce qu’ils ambitionnent de devenir et nous sommes fiers de les épauler dans ce parcours. Nous tenons compte des objectifs personnels de nos employés, en les aidant à connaître la carrière et la vie qu’ils souhaitent, qu’il s’agisse d’avancer professionnellement, d’apprendre des compétences nouvelles, de nouer des relations durables ou de mentorer des collègues, en prenant le temps de se consacrer à d’autres ambitions personnelles. Puisque la sécurité et le développement durable sont au cœur de toutes nos activités, nous nous mobilisons pour former « l’Équipe verte » — unie dans notre objectif commun : offrir des solutions environnementales grâce auxquelles nos clients et les collectivités que nous servons deviendront Verts pour la vie. Nous sommes fiers d’affirmer que travailler pour GFL, ce n’est pas seulement avoir un emploi. C’est aussi l’occasion de faire œuvre utile et de grandir énormément en cours de route. Quel que soit le travail que vous faites aujourd’hui, nous visons haut et nous voyons loin — non seulement pour demain, mais aussi pour toute la vie. GFL autonomise ceux et celles qui veulent grandir dans leur carrière et dans leur vie, que ce soit dans nos équipes des Opérations ou dans nos équipes des Services professionnels. Les opérations: Dans nos postes des Opérations, nous offrons aux candidats, partout en Amérique du Nord, des horizons de développement infinis et des perspectives d’enrichissement des compétences à l’avant-garde de notre organisation. Nos employés jouent un rôle décisif dans la vision de notre société, qui consiste à créer des collectivités plus propres et plus durables. Les services professionnels : Nos postes administratifs dans les bureaux des grandes villes nord‑américaines aident les candidats à nouer des liens solides avec les clients, à gérer les programmes et les comptes clés et à s’assurer que nos équipes de terrain offrent une efficience maximale.

Salary : $250