Adjoint ou adjointe de direction

À propos de nous

EgR est un leader québécois en matière de gestion de risque, d’assurance de dommages et cautionnement pour moyennes et grandes entreprises. Nous sommes une entreprise dynamique fondée en 2015, qui compte près de 200 employés répartis dans 5 bureaux à travers la province. Nous collaborons avec nos clients qui évoluent dans plusieurs secteurs notamment la technologie, la construction, les secteurs manufacturiers et financiers.

Nos forces

Notre cabinet est formé d’une équipe multidisciplinaire de professionnels qualifiés qui comprend notamment des courtiers dédiés à la commercialisation de risques, des préventionnistes, des juristes et des experts en sinistres.

Nous mettons à profit :

• Notre engagement à entretenir des partenariats d’affaires durables avec nos clients;
• Notre professionnalisme et la créativité de notre équipe qualifiée et spécialisée;
• Notre habileté à identifier et comprendre les besoins et objectifs de nos clients;
• Notre volonté d’offrir une qualité de services garante des plus hauts standards de l’industrie.

La culture chez EgR met au cœur de nos actions les valeurs de respect, d’intégrité, d’authenticité, de développement et de collaboration.

Un environnement stimulant où vous serez encouragés à faire une différence et à avoir un impact véritable sur les affaires du cabinet.

Profil recherché

Nous recherchons quelqu’un comme vous, avec vos forces, votre authenticité, votre diversité et votre enthousiasme. Si vous êtes une personne motivée, dévouée, qui a le goût de collaborer, de travailler en équipe et qui aime apprendre, alors nous avons le travail parfait pour vous !

Ce que l’on vous offre comme environnement de travail

• Excellente ambiance de travail : le plaisir et le travail collaboratif font partie de notre ADN!
• Vie sociale active
• Horaire flexible avec possibilité de télétravail en mode hybride
• Journées de congé pour raisons personnelles
• Programmes de formation et frais payés par l’employeur : tu seras formé et soutenu par l’équipe tout au long de ton parcours
• Assurance dentaire, médicaments, paramédicaux et assurance voyage
• Programme d’aide aux employés
• Accès à des infirmières et médecins par des services de télémédecine
• Aide financière pour l’activité physique
• Tenue d’affaires décontractée

Votre rôle

L'adjoint ou adjointe de direction est un membre essentiel de l'équipe de direction. Il/elle est chargé de gérer les tâches administratives et logistiques quotidiennes, de suivre les réunions et de s'assurer que tous les dossiers sont en ordre. Il/elle assure un support quotidien au Directeur Principal ainsi qu’aux membres de son équipe de gestionnaires dans l’ensemble des activités d'affaires du bureau.

Principales responsabilités

Ses principales responsabilités consistent à s'assurer que le Directeur principal et membres de la direction du bureau disposent de toutes les ressources nécessaires et d’organiser les réunions et les évènements. En plus de s'occuper des tâches administratives et logistiques, l'adjoint ou adjointe de direction fait office de point de liaison entre le directeur principal et les membres de son équipe. Ce rôle peut être parfois sous pression, mais il est essentiel pour toute équipe de direction.

Tâches liées au support et coordination du Directeur Principal:

• Apporter un support administratif complet au Directeur principal dans la prise en charge des courriels, de l’agenda et des appels selon l’établissement des priorités en lien avec les diverses rencontres;
• Assurer un soutien technique, administratif et logistique à la préparation et à l’exécution des réunions et des événements;
• Préparer des présentations PowerPoint pour les rencontres trimestrielles du bureau;
• Support dans la préparation budgétaire lorsque nécessaire;
• Manipuler des documents et des dossiers à caractères confidentiels;
• Autres tâches connexes inhérents au rôle.

Tâches liées à la logistique du bureau de Montréal:

• Gérer, suivre et organiser proactivement la logistique administrative du bureau, tels que la gestion des demandes de vacances, suivis des comptes de dépenses, achat de cartes-cadeaux, entretien et appels de service, archivage de documents, etc.;
• Organiser les événements spéciaux, rencontres 5 à 7 pour les employés, réunions clients, etc.;
• Supporter l'équipe de direction dans la gestion des agendas;
• Assurer un support dans la gestion des arrivées de nouveaux employés et contribuer à leur intégration;
• Agir en tant que personne-ressource concernant les équipements et assurer la gestion de l’inventaire du matériel informatique du bureau;
• Agir en tant que personne-ressource auprès des employés du bureau (matériel, questions et demandes générales);
• Coordonner avec le marketing-communication EgR, tels que le calendrier des évènements locaux, la gestion des cadeaux EgR et du matériel promotionnel pour les évènements;
• Anticiper et préparer le matériel nécessaire pour les évènements auxquels participent les collaborateurs du bureau;
• Coordonner certaines activités avec les adjointes de direction des autres bureaux de EgR dans un souci d’uniformité et de standardisation des pratiques dans l’entreprise;
• Produire des listes, tableaux et/ou rapports divers sur demande;
• Préparer et coordonner les ordres du jour pour des réunions diverses;
• Rédiger des lettres, mémos ou toutes autres communications sur demande;
• Assurer l’approvisionnement des fournitures de bureau, papeterie, collations, café, etc.;
• Gérer des listes et codes d’accès (portail d’assurance) des employés;
• Gérer les cartes d’accès à l’édifice et de stationnement;
• Gérer le courrier entrant;
• Comptabilité : traiter des chèques (dépôt et encaissement) et des rapports;
• Autres tâches connexes inhérents au rôle.

Exigences du poste

• Posséder un DEC en administration ou un AEC en secrétariat ou avoir fait des études pertinentes en bureautique;
• Posséder un minimum de 3 ans d'expérience professionnelle pertinente dans un poste administratif et/ou en bureautique, de coordination et/ou à titre de secrétaire de direction;
• Excellente connaissance des technologies et être à l’aise de naviguer dans les systèmes informatiques;
• Avoir une excellente maîtrise des outils de la Suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Maîtrise (oral et écrit) de la langue française et anglaise dû à la nécessité d'interagir avec une clientèle et des partenaires anglophones;
• Être capable de travailler sous pression;
• Fortes habiletés pour planifier, organiser et prioriser;
• Sens du service à la clientèle développé et flexibilité interpersonnelle;
• Faire preuve d’un excellent jugement et de rigueur;
• Autonomie et prise d’initiatives;
• Sens de la discrétion et souci du détail.

Joignez-vous à notre équipe!

EgR propose un environnement de travail où le respect, la diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs premières.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Programme d'Aide aux Employés
• Programmes de Bien-être
• Tenue Décontractée
• Travail à domicile

Horaires de travail :

• Du Lundi au Vendredi
• Quart de jour

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H3B 3A5